Egal ob Online, Print oder Fernsehen: Redaktionssysteme unterstützen die komplexen Workflows, die es jeden Tag in Newsrooms und Redaktionen verschiedener Medienhäuser zu bewältigen gibt. Sie vereinfachen alle publizistischen und content-spezifischen Aufgaben und unterstützen Redakteur:innen beim Verwalten von Assets und Inhalten, beim kanalspezifischen Ausarbeiten oder auch beim crossmedialen Veröffentlichen neuer Inhalte. Worauf es bei einem Redaktionssystem für die Medienproduktion ankommt und welche Funktionen Publishern und Braodcastern helfen, das erklären wir hier.
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Was ist ein Redaktionssystem?
Ein Redaktionssystem ist ein webbasiertes Tool für die gemeinsame Verwaltung redaktioneller Inhalte, um zum Beispiel neue Artikel zu erstellen und einfach auf einer Website oder auch in Zeitungen zu veröffentlichen. Wer Content Management crossmedial und erfolgreich angehen möchte, setzt also auf ein Redaktionssystem oder eine Redaktionssoftware. Da Inhalte heute überall erstellt werden, kommt die Software sowohl in journalistischen Redaktionen als auch in Verlagen oder Corporate Newsrooms im Rahmen des Corporate Publishings zum Einsatz. Es vereinfacht und unterstützt jegliche Prozesse in Medienhäusern und Newsrooms – von der Sichtung der Inhalte über die Pflege, Verwaltung und Aufbereitung multimedialen Contents (Text, Video, Audio, Grafik) bis hin zur Veröffentlichung der Inhalte im gewünschten Ausgabekanal. Charakteristisches Merkmal einer Redaktionssoftware ist die Trennung von Inhalt, Format und Struktur. Zudem bieten Redaktionssysteme die Möglichkeit, Zugriffs- und Benutzerrechte bedarfsgerecht zu verwalten und für das Content Management definierte Workflows zu hinterlegen.
Wie genau die Trennung von Inhalt, Format sowie Struktur funktioniert und wie Newsrooms davon profitieren, erläutern wir auf unserer Themenseite über Crossmedia Publishing.
Wie unterscheiden sich Redaktionssoftware und Content-Management-Systeme?
Aufgrund ihrer funktionalen Verwandtschaft kommt es häufig vor, dass man Redaktionssysteme und Content-Management-Systeme (CMS) gleichsetzt. Dabei gibt es einen kleinen, aber entscheidenden Unterschied: Während ein CMS dazu dient, Website-Inhalte zu pflegen, vorzuhalten und bereitzustellen, ist ein Redaktionssystem nicht auf Websites als Publikationskanal eingeschränkt. Vielmehr ist es möglich, Content in beliebigen Kanälen auszuspielen: von Print-Medien wie Zeitungen, Zeitschriften und Broschüren über digitale Kanäle wie Websites und Apps bis hin zu Formaten für die Unternehmenskommunikation. Dazu zählen zum Beispiel Pressemitteilungen, Geschäftsberichte und Jahresabschlüsse. Zudem haben firmeneigene Intranets üblicherweise ein Content-Management-System als technologische Grundlage.
Wie funktioniert ein Redaktionssystem?
Trotz ihrer zum Teil hohen funktionalen Komplexität sind Redaktionssysteme ein Must-have für Newsrooms. Sie ermöglichen Redaktionen, multimediale Inhalte effizient zu verwalten, bedarfsgerecht aufzubereiten und kanalübergreifend zu publizieren. Dabei zieht sich eine Redaktionssoftware die benötigten Inhalte zur Veröffentlichung auf einem Kanal aus einer zentralen Datenquelle – Content wird also medienneutral vorgehalten. Einmal erstellte Inhalte lassen sich damit beliebig crossmedial nutzen und zeitgleich ausgeben. Auch ein erneutes Bearbeiten ist kein Problem: Sofern die jeweiligen Nutzer:innen die direkt im Redaktions-Tool hinterlegten Rechte besitzen, können sie – ohne jegliche Programmierkenntnisse – die benötigten Inhalte für den entsprechenden Zweck und Kanal in einem WYSIWYG-Editor (What you see is what you get) aufbereiten.
Anforderungen an ein Redaktionssystem
Im Sinne einer ganzheitlichen Redaktionsplanung und crossmedialen Veröffentlichung von Inhalten sollte eine moderne Redaktionssoftware insbesondere folgende Anforderungen erfüllen:
Damit die Mitarbeitenden unabhängig von Zeit, Ort und Endgerät auf das Redaktionssystem und die darin gespeicherten Inhalte zugreifen können, sollte es als Web-Applikation bereitstehen. So können nicht nur mehrere Personen parallel an einem Dokument arbeiten, sondern auch die Änderungen des anderen und den Status von Dokumenten transparent nachvollziehen.
Idealerweise verfügt ein Redaktions-Tool über eine übersichtliche, nutzerfreundliche Web-Oberfläche (User Interface) und ist intuitiv bedienbar. So können sich Content Manager:innen in die Software schnell einarbeiten und sie von Beginn an effizient nutzen. Wesentliches Element ist ein integrierter Editor, in dem Redakteur:innen Texte, Links, Grafiken, Videos, Audios und weitere multimediale Inhalte einfach bearbeiten, bedarfsgerecht formatieren und kanalspezifisch kombinieren können.
Für eine effiziente Zusammenarbeit sollte die Redaktionssoftware ein bedarfsgerechtes Rechte- und Rollenkonzept unterstützen. Content Manager:innen legen in der Software fest, welche Nutzer:innen beziehungsweise Nutzergruppen wie mit welchen Assets und Inhalten umgehen dürfen. Während zum Beispiel Redakteur:innen neue Inhalte erstellen und veröffentlichen dürfen, haben Mitarbeitende aus anderen Abteilungen nur Leserechte.
Um multimedialen Content im gewünschten Ausgabekanal publizieren zu können, müssen alle Inhalte im Redaktionssystem medienneutral – das heißt, ohne grafische Aufbereitung und Formatierung – bereitstehen. So können Redakteur:innen ein und denselben Content effizient weiterverarbeiten und für verschiedenste Zwecke mehrfach verwenden.
Daten medienneutral vorzuhalten ist nur dann möglich, wenn die Newsroom Software die nötige Trennung von Inhalt und Design unterstützt. Das sogenannte Single Source Publishing ermöglicht, systematisch wiederverwendbare Inhalte vorzuhalten und das Aufgabeformat des jeweiligen Assets für den gewünschten Publikationskanal anzupassen.
Seinen wesentlichen Zweck – nämlich das kanalübergreifende Ausspielen von Content – kann ein Redaktionssystem nur erfüllen, wenn es über Programmierschnittstellen (Application Programming Interface, kurz: API) mit relevanten Ausgabesystemen verknüpft ist. Dazu gehören neben Lösungen für Media Asset Management (MAM) und Content Management (CMS) auch Sendeabwicklungssysteme und Verzeichnisdienste, wie etwa das Active Directory.
Je größer der Newsroom und die Themenvielfalt, desto umfangreicher die Menge der produzierten Inhalte. Um eine Information schnell zu finden, ist eine leistungsstarke Suche inklusive bedarfsgerechter Filteroptionen unverzichtbar. Eine wichtige Voraussetzung ist, dass Redakteur:innen jedes einzelne Asset mit aussagekräftigen Metadaten versehen.
Welche Vorteile bietet ein Redaktionssystem?
Aus den beschriebenen funktionalen Eigenheiten eines Redaktions-Tools ergeben sich viele Vorteile, welche die redaktionelle Arbeit im Newsroom unterstützen und vereinfachen. Die beiden wichtigsten sind:
Optimierte Workflows
Ein wesentlicher Vorteil einer Redaktionssystem-Software besteht darin, dass sie die Abläufe im Newsroom im Hinblick auf die Erstellung, Verwaltung und Publikation von Assets und Inhalten spürbar effizienter gestaltet. So arbeiten Content Manager:innen dank Software nicht nur einfacher und besser zusammen. Sie machen auch weniger Fehler, während sich zugleich die Anzahl der Abstimmungs- und Korrekturschleifen reduziert.
Zentrale Verfügbarkeit von Assets und Inhalten
Ein Redaktionssystem fungiert als zentraler Content Hub, in dem neben einzelnen Assets auch Kommunikationskonzepte, Redaktionspläne für die Social Media und andere Kanäle sowie Contents in verschiedenen Stadien (Entwurf oder final erstellt) gespeichert sind. So erhalten Redakteur:innen einen jederzeit aktuellen Überblick über geplante, aktuelle und bereits durchgeführte Maßnahmen.
Wie unterscheiden sich verschiedene Redaktionssysteme?
Für welche Art Redaktionssystem sich ein Newsroom entscheidet, ist vom individuellen Bedarf abhängig. Kleinere Redaktionen mögen vielleicht mit einer Excel-Liste oder den integrierten Funktionen in ihrem Content-Management-System (CMS) gut zurechtkommen. Größere Newsrooms in Unternehmen und journalistischen Redaktionen benötigen hingegen ein Tool, das ihre spezifischen Bedürfnisse besser adressiert. Im Bereich der redaktionellen Themenplanung in der Medienbranche ist der Markt noch recht unerschlossen. Unterschiede zwischen den verfügbaren Redaktions-Tools gibt es insbesondere hinsichtlich
- Customizing,
- Social Media Management,
- TV-Funktionen,
- Audio-Funktionen,
- KI-Funktionen und
- Monitoring.
Da sich die Medienbranche inmitten eines disruptiven Veränderungsprozesses befindet – weg vom linearen Mediengeschäft und einzelnen Silos in den Bereichen Fernsehen, Rundfunk, Print und Online hin zu einem medienübergreifenden Cross-Plattform-Ansatz –, müssen moderne Redaktionssysteme Multichannel-Publishing ermöglichen und die Planungsebenen für alle Kanäle zusammenbringen. Dazu gehört auch eine leistungsstarke Komponente für das Social Media Management.
Etwas anders gestaltet sich die Situation im Hinblick auf Corporate Newsrooms. Hier ist eine Redaktionssoftware in Form eines CMSs vielerorts bereits etabliert. Unterschiede zwischen den Lösungen bestehen in Sachen KI-basierte Prozessunterstützung, Social Media Management, Customizing und Monitoring.
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Was kostet ein Redaktionssystem?
Üblicherweise geht die Einführung eines Redaktions-Tools mit recht hohen Anschaffungskosten einher. Sie sind insbesondere auf den Erwerb von Lizenzen und das zumeist erforderliche Customizing zurückzuführen. Zur Anpassung an den individuellen Bedarf eines Newsrooms gehört auch, ein maßgeschneidertes Konzept zu erstellen, die einzupflegenden Inhalte für die Migration aufzubereiten, sie für den Import zu strukturieren, im Bedarfsfall erforderliche Komponenten an das Redaktionssystem anzubinden und eine jederzeit transparente Dokumentation sicherzustellen.
Um neben den Anschaffungskosten auch den initialen Aufwand bei der Einführung so gering wie möglich zu halten, ist es sinnvoll, eine Redaktionssoftware zu wählen, die ein maßgeschneidertes Customizing unterstützt und für die gebotene Zukunftsfähigkeit mit zahlreichen KI-Funktionalitäten aufwartet, etwa für das Monitoring und das Management verschiedener Social-Media-Plattformen – einschließlich der automatischen Publikation multimedialer Inhalte.
Zukunft der Redaktionssysteme: Support
durch KI
Technologien wie künstliche Intelligenz, Machine Learning und Natural Language Processing (NLP) automatisieren und standardisieren eine Vielzahl an Prozessen entlang der Content-Recherche, -Erstellung, -Aufbereitung, -Produktion und -Veröffentlichung. Damit vereinfachen und beschleunigen sie deren Umsetzung signifikant. Ein Beispiel: KI kann die Recherche und das Finden von neuen Trends und Themen vereinfachen, indem die Technologie eingehende Meldungen automatisch sortiert, nach Relevanz vorfiltert und außerdem anzeigt, was die Konkurrenz bereits zu einem geplanten Thema veröffentlicht hat.
Zukünftig werden KI-gestützte Redaktionssysteme auch Prognosen erstellen können: Indem das Redaktions-Tool Unmengen an historischen sowie Reichweitendaten auswertet (Big Data), leitet es daraus Vorhersagen für zukünftige Entwicklungen ab und entwickelt ein recht zuverlässiges Prognosemodell: Wie gut sind die Chancen, dass sich ein Thema zu einem Trend entwickeln wird? Hat es das Potenzial, eine große Reichweite zu erzielen? Die Kenntnis um erwartbare Trends versetzt Newsrooms in die Lage, aus der Vielzahl an Themen die vielversprechendsten herauszufiltern und ihre Mitarbeiter:innen optimal einzusetzen, um die richtigen Themen auszuarbeiten. Zudem wird eine KI zukünftig nicht nur automatisch ermitteln, in welchem Format zum Beispiel ein Video-Beitrag in welchem Kanal auszuspielen ist und ihn in das benötigte Videoformat umwandeln. Sie wird auch prognostizieren, wann der ideale Zeitpunkt sein wird, um das Video auszuspielen.
Wie genau künstliche Intelligenz die Arbeit im Newsroom bereichert, haben wir im FKT-Magazin – Ausgabe 12/2020 beschrieben.
Redaktionssystem im Newsroom: Unser Fazit
Redaktions-Tools bilden die unverzichtbare technologische Grundlage eines jeden modernen Newsrooms. Eine solche Content Management Software versetzt Redakteur:innen in die Lage, multimediale Inhalte effizient zu verwalten, bedarfsgerecht aufzubereiten und crossmedial auszuspielen. So werden die Mitarbeitenden im Newsroom nicht nur der Unmenge an Content Herr, sie erfüllen auch die Bedürfnisse ihrer immer anspruchsvolleren Zielgruppe:n.
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