Egal ob Online, Print oder Fernsehen: Redaktionssysteme unterstützen die komplexen publizistischen Workflows, die es jeden Tag in Redaktionen verschiedener Medienhäuser, Newsrooms oder Unternehmen zu bewältigen gibt. Sie vereinfachen die content-spezifischen Aufgaben und unterstützen Redakteur:innen beim Verwalten von Assets und Inhalten, beim kanalspezifischen Ausarbeiten oder auch beim crossmedialen Veröffentlichen neuer Inhalte. Worauf es bei einem Redaktionssystem für die Medienproduktion ankommt und welche Funktionen besonders helfen, das erklären wir hier.
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Was ist ein Redaktionssystem?
Ein Redaktionssystem ist eine Software für die effiziente Verwaltung redaktioneller Inhalte und bietet eine Lösung, um gegen das Tool- und Dateien-Chaos mit Word, Excel, InDesign etc. anzukommen. Eine Redaktionssoftware hilft dabei, Themen, Inhalte und auch Medien an einem Ort zu bündeln, sie mehrfach verwenden und so auch effektiv auf verschiedenen Kanälen ausspielen zu können. Es vereinfacht und unterstützt Prozesse wie
- Sichtung der Inhalte und Themen
- Pflege und Verwaltung
- Aufbereitung multimedialen Contents (Text, Video, Audio, Grafik)
- Veröffentlichung der Inhalte im gewünschten Ausgabekanal.
Charakteristisches Merkmal einer Redaktionssoftware ist die Trennung von Inhalt, Format und Struktur, sodass Medienschaffende unabhängig vom Layout arbeiten können. Zudem bieten Redaktionssysteme die Möglichkeit, Zugriffs- und Benutzerrechte bedarfsgerecht zu verwalten und für das Content Management definierte Workflows zu hinterlegen.
Content-Teams nutzen Redaktionssysteme also, um standardisierte Prozesse aufzubauen, um so zum Beispiel neue Artikel schneller erstellen und einfacher auf einer Website oder über Social Media Plattformen veröffentlichen zu können.
Aber Redaktionssysteme oder Redaktionssoftware unterstützen nicht nur digitale Produkte: Auch die Prozesse rund um Print-Produkte, Podcasts oder Videos können mit entsprechender Software automatisiert werden. Das macht crossmediales Content Management einfacher und erfolgreich – sowohl in journalistischen Redaktionen, Newsrooms als auch in Verlagen oder Corporate Newsrooms im Rahmen des Corporate Publishings.
Wie genau die Trennung von Inhalt, Format sowie Struktur funktioniert und wie Newsrooms davon profitieren, erläutern wir auf unserer Themenseite über Crossmedia Publishing.
Wie unterscheiden sich Redaktionssoftware und Content-Management-Systeme?
Redaktionssystem oder Content-Management-System (CMS)? Aufgrund ihrer funktionalen Verwandtschaft kommt es häufig vor, dass Nutzende Redaktionssysteme und Content-Management-Systeme gleichsetzen. Das ist nicht ganz falsch, aber vielmehr kann ein CMS als Erweiterung oder Ergänzung gesehen werden. Denn ein CMS dient vor allem dazu, digitale Inhalte für zum Beispiel eine Website zu pflegen, sie vorzuhalten und bereitzustellen.
Beispiele für bekannte CMS, mit denen sich Websites oder Shops erstellen lassen:
- WordPress
- Wix
- Drupal
- Shopify
- Squarespace
Ein CMS ist also Teil eines Redaktionssystems. Aber Redaktionssoftware ist nicht nur auf Websites als Publikationskanal eingeschränkt und sollte crossmediales Arbeiten unterstützen. Mit einem Redaktionssystem ist es also möglich, Content in beliebigen Kanälen auszuspielen: von Print-Medien wie Zeitungen, Zeitschriften und Broschüren über digitale Kanäle wie Websites und Apps bis hin zu Formaten für die Unternehmenskommunikation. Ein Beispiel für ein solches modernes Redaktionssystem zum Planen, Verwalten und Veröffentlichen ist Newsmind Stories.
Wie funktioniert ein Redaktionssystem?
Trotz ihrer zum Teil hohen funktionalen Komplexität vereinfachen moderne Redaktionssysteme die Arbeit für Newsrooms und Redaktionen. Sie ermöglichen es, multimediale Inhalte effizient zu verwalten, bedarfsgerecht aufzubereiten und kanalübergreifend zu publizieren.
Wie funktioniert das einfach erklärt?
Die Basis für die Content-Arbeit ist eine zentrale Datenbank mit entsprechenden Programmierschnittstellen (Application Programming Interface, kurz: API) zu den Ausgabesystemen wie Website, Instagram, App etc. Eine Redaktionssoftware zieht sich die benötigten Inhalte zur Veröffentlichung auf einem Kanal aus dieser zentralen Datenquelle: Das bedeutet, dass Content medienneutral (unabhängig vom Layout) vorgehalten wird.
Das ermöglicht eine themenzentrierte Arbeitsweise und einmal erstellte Inhalte lassen sich mehrfach und crossmedial nutzen und zeitgleich ausgeben. Ein erneutes Bearbeiten ist also kein Problem: Sofern die jeweiligen Nutzer:innen die direkt im Redaktions-Tool hinterlegten Rechte besitzen, können sie – ohne jegliche Programmierkenntnisse – die benötigten Inhalte für den entsprechenden Zweck und Kanal in einem WYSIWYG-Editor (What you see is what you get) aufbereiten.
Anforderungen an ein Redaktionssystem
Im Sinne einer ganzheitlichen Redaktionsplanung und crossmedialen Veröffentlichung von Inhalten sollte eine moderne Redaktionssoftware insbesondere folgende Anforderungen erfüllen:
Damit die Mitarbeitenden unabhängig von Zeit, Ort und Endgerät auf die Inhalte zugreifen können, sollte die Software als Web-Applikation, also als Online Redaktionssystem bereitstehen. So können nicht nur mehrere Personen parallel an einem Inhalt arbeiten, sondern auch die Änderungen des anderen und den Status von Dokumenten transparent nachvollziehen.
Idealerweise verfügt ein Redaktions-Tool über eine übersichtliche, nutzerfreundliche Web-Oberfläche (User Interface) und ist intuitiv bedienbar. So können sich Content Manager:innen in die Software schnell einarbeiten und sie von Beginn an effizient nutzen. Wesentliches Element ist ein integrierter Editor, in dem Redakteur:innen Texte, Links, Grafiken, Videos, Audios und weitere multimediale Inhalte einfach bearbeiten, bedarfsgerecht formatieren und kanalspezifisch kombinieren können.
Für eine effiziente Zusammenarbeit sollte die Redaktionssoftware ein bedarfsgerechtes Rechte- und Rollenkonzept unterstützen. Content Manager:innen legen in der Software fest, welche Nutzer:innen beziehungsweise Nutzergruppen wie mit welchen Assets und Inhalten umgehen dürfen. Während zum Beispiel Redakteur:innen neue Inhalte erstellen und veröffentlichen dürfen, haben Mitarbeitende aus anderen Abteilungen nur Leserechte.
Um multimedialen Content im gewünschten Ausgabekanal publizieren zu können, müssen alle Inhalte im Redaktionssystem medienneutral – das heißt, ohne grafische Aufbereitung und Formatierung – bereitstehen. So können Redakteur:innen ein und denselben Content effizient weiterverarbeiten und für verschiedenste Zwecke mehrfach verwenden.
Daten medienneutral vorzuhalten ist nur dann möglich, wenn die Newsroom Software die nötige Trennung von Inhalt und Design unterstützt. Das sogenannte Single Source Publishing ermöglicht, systematisch wiederverwendbare Inhalte vorzuhalten und das Aufgabeformat des jeweiligen Assets für den gewünschten Publikationskanal anzupassen.
Seinen wesentlichen Zweck – nämlich das kanalübergreifende Ausspielen von Content – kann ein Redaktionssystem nur erfüllen, wenn es über Programmierschnittstellen (Application Programming Interface, kurz: API) mit relevanten Ausgabesystemen verknüpft ist. Dazu gehören neben Lösungen für Media Asset Management (MAM) und Content Management (CMS) auch Sendeabwicklungssysteme und Verzeichnisdienste, wie etwa das Active Directory.
Je größer der Newsroom und die Themenvielfalt, desto umfangreicher die Menge der produzierten Inhalte. Um eine Information schnell zu finden, ist eine leistungsstarke Suche inklusive bedarfsgerechter Filteroptionen unverzichtbar. Eine wichtige Voraussetzung ist, dass Redakteur:innen jedes einzelne Asset mit aussagekräftigen Metadaten versehen.
Welche Vorteile bietet ein Redaktionssystem?
Aus den beschriebenen funktionalen Eigenheiten eines Redaktions-Tools ergeben sich viele Vorteile, welche die redaktionelle Arbeit im Newsroom unterstützen und vereinfachen. Die beiden wichtigsten sind:
Optimierte Workflows
Ein wesentlicher Vorteil einer Redaktionssystem-Software besteht darin, dass sie die Abläufe im Newsroom im Hinblick auf die Erstellung, Verwaltung und Publikation von Assets und Inhalten spürbar effizienter gestaltet. So arbeiten Content Manager:innen dank Software nicht nur einfacher und besser zusammen. Sie machen auch weniger Fehler, während sich zugleich die Anzahl der Abstimmungs- und Korrekturschleifen reduziert.
Zentrale Verfügbarkeit von Assets und Inhalten
Ein Redaktionssystem fungiert als zentraler Content Hub, in dem neben einzelnen Assets in verschiedenen Stadien (Entwurf oder final erstellt) auch Kommunikationskonzepte, Redaktionspläne für die Social Media und andere Kanäle gespeichert sind. So erhalten Redakteur:innen jederzeit den aktuellen Überblick über geplante, aktuelle und bereits durchgeführte Maßnahmen.
Themenzentriert arbeiten
Durch eine gemeinsame Datenbasis verringert sich das Chaos von Dateien, Versionen und Entwürfen. Teams können die Themen- und Sendeplanung gemeinsam vornehmen und dann ein Thema umfangreich erarbeiten – mit Themen-Teams und Verantwortlichkeiten. Daraus lassen sich verschiedene Stories schnell und inhaltlich konsistent über alle Kanäle veröffentlichen.
Schneller veröffentlichen – überall
Durch die direkte Integration von Social Media, verknüpfte CMS- oder Distributionssysteme oder auch einfache Import- und Exportoptionen ermöglicht es jedes gute Redaktionssystem, Inhalte schnell und mit wenigen Klicks auf den passenden Kanälen zu veröffentlichen – ohne auf IT- oder Entwicklungsressourcen angewiesen zu sein.
Wie unterscheiden sich verschiedene Redaktionssysteme?
Für welche Art Redaktionssystem sich ein Newsroom entscheidet, ist vom individuellen Bedarf abhängig. Kleinere Redaktionen mögen vielleicht mit einer Excel-Liste oder den integrierten Funktionen in ihrem Content-Management-System (CMS) gut zurechtkommen. Größere Newsrooms in Unternehmen und journalistischen Redaktionen benötigen hingegen ein Tool, das ihre spezifischen Bedürfnisse besser adressiert. Im Bereich der redaktionellen Themenplanung in der Medienbranche ist der Markt noch recht unerschlossen. Unterschiede zwischen den verfügbaren Redaktions-Tools gibt es insbesondere hinsichtlich
- Customizing,
- Social Media Management,
- TV-Funktionen,
- Audio-Funktionen,
- KI-Funktionen und
- Monitoring.
Da sich die Medienbranche inmitten eines disruptiven Veränderungsprozesses befindet – weg vom linearen Mediengeschäft und einzelnen Silos in den Bereichen Fernsehen, Rundfunk, Print und Online hin zu einem medienübergreifenden Cross-Plattform-Ansatz –, müssen moderne Redaktionssysteme Multichannel-Publishing ermöglichen und die Planungsebenen für alle Kanäle zusammenbringen. Dazu gehört auch eine leistungsstarke Komponente für das Social Media Management.
Etwas anders gestaltet sich die Situation im Hinblick auf Corporate Newsrooms. Hier ist eine Redaktionssoftware in Form eines CMSs vielerorts bereits etabliert. Unterschiede zwischen den Lösungen bestehen in Sachen KI-basierte Prozessunterstützung, Social Media Management, Customizing und Monitoring.
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Was kostet ein Redaktionssystem?
Bei der Einführung eines Redaktionssystems wägen Verantwortliche natürlich die Kosten und Nutzen gegeneinander ab. Viele haben die Angst, dass die Implementierung eines Redaktions-Tools mit recht hohen Anschaffungskosten einhergeht. Teuer kann es vor allem werden, wenn die Software nicht zu den Prozessen passt, die ein Unternehmen optimieren möchte. So kann neben dem Erwerb von Lizenzen vor allem kostspieliges Customizing nötig sein, um das Tool an den individuellen Bedarf eines Newsrooms oder einer Redaktion anzupassen.
Um den initialen Aufwand bei der Einführung so gering wie möglich zu halten, ist es sinnvoll, eine Redaktionssoftware zu wählen, die bereits viele Funktionen mitbringt, die ein Team braucht, zum Beispiel:
- KI-Funktionalitäten
- Automatisches Monitoring von Trends und Themen
- Management verschiedener Social-Media-Plattformen
- Automatische Publikation multimedialer Inhalte.
Wichtig ist vor allem, dass ein System modular aufgebaut ist und auch individuelle Konfigurationen von Haus aus unterstützt, sodass sich die Software einfach an die bestehenden Workflows anpassen lässt – ohne viel Aufwand. Das sichert auch in Zukunft, mit einem System wachsen zu können – ohne große Kosten.
Zukunft der Redaktionssysteme: Support
durch KI
Technologien wie künstliche Intelligenz, Machine Learning und Natural Language Processing (NLP) automatisieren und standardisieren eine Vielzahl an Prozessen entlang der Content-Recherche, -Erstellung, -Aufbereitung, -Produktion und -Veröffentlichung. Damit vereinfachen und beschleunigen sie deren Umsetzung signifikant. Ein Beispiel: KI kann die Recherche und das Finden von neuen Trends und Themen vereinfachen, indem die Technologie eingehende Meldungen automatisch sortiert, nach Relevanz vorfiltert und außerdem anzeigt, was die Konkurrenz bereits zu einem geplanten Thema veröffentlicht hat.
Zukünftig werden KI-gestützte Redaktionssysteme auch Prognosen erstellen können: Indem das Redaktions-Tool Unmengen an historischen sowie Reichweitendaten auswertet (Big Data), leitet es daraus Vorhersagen für zukünftige Entwicklungen ab und entwickelt ein recht zuverlässiges Prognosemodell: Wie gut sind die Chancen, dass sich ein Thema zu einem Trend entwickeln wird? Hat es das Potenzial, eine große Reichweite zu erzielen? Die Kenntnis um erwartbare Trends versetzt Newsrooms in die Lage, aus der Vielzahl an Themen die vielversprechendsten herauszufiltern und ihre Mitarbeiter:innen optimal einzusetzen, um die richtigen Themen auszuarbeiten. Zudem wird eine KI zukünftig nicht nur automatisch ermitteln, in welchem Format zum Beispiel ein Video-Beitrag in welchem Kanal auszuspielen ist und ihn in das benötigte Videoformat umwandeln. Sie wird auch prognostizieren, wann der ideale Zeitpunkt sein wird, um das Video auszuspielen.
Wie genau künstliche Intelligenz die Arbeit im Newsroom bereichert, haben wir im FKT-Magazin – Ausgabe 12/2020 beschrieben.
Redaktionssystem im Newsroom: Unser Fazit
Redaktions-Tools bilden die unverzichtbare technologische Grundlage eines jeden modernen Newsrooms. Eine solche Content Management Software versetzt Redakteur:innen in die Lage, multimediale Inhalte effizient zu verwalten, bedarfsgerecht aufzubereiten und crossmedial auszuspielen. So werden die Mitarbeitenden im Newsroom nicht nur der Unmenge an Content Herr, sie erfüllen auch die Bedürfnisse ihrer immer anspruchsvolleren Zielgruppe:n.
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