In Redaktionen wie auch in der Unternehmenskommunikation ist ein ganzheitlicher Austausch und eine themenzentrierte Redaktionsplanung wichtig. Das Konzept des Newsrooms – ganz gleich, ob in journalistischen Redaktionen oder Unternehmen – hat sich daher etabliert. Was ist ein Newsroom? Hier laufen alle Content- und Kommunikationsmaßnahmen zusammen: Ein zentraler Ort, um Themen zu besprechen, zu planen und umzusetzen. Das steigert die Effizienz von Redaktionen spürbar. Aber: Durch immer mehr Informationsquellen, Kanäle und Inhalte stoßen viele Teams bei ihrer Themenplanung mit Excel oder Trello an ihre Grenzen. Stattdessen setzen sie immer mehr auf eine moderne Newsroom Software. Diese hilft Redakteur:innen, Recherche- und Monitoring-Aufgaben zu automatisieren sowie die Content-Produktion und -Distribution zu vereinfachen. Du kennst dich mit Newsroom Software noch nicht aus? Keine Sorge: Alles zum Thema Newsroom Software und Newsroom Tools findest du auf dieser Seite.
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Was ist eine Newsroom Software?
Eine Newsroom Planning Software hilft Content-Teams und Redaktionen dabei, Inhalte für mehrere Plattformen zu planen und den kompletten Redaktionsprozess effizient zu managen – von der Themenrecherche und der Themenplanung über die Aufbereitung und Produktion von Inhalten in Form von Texten, Video- und Audio-Dateien bis hin zu deren Veröffentlichung auf verschiedenen Kanälen. Mit dem richtigen Newsroom System lässt sich also die gesamte Content Produktion an einem Ort zusammenbringen und spürbar optimieren.
Das Ergebnis: Medienschaffende können Inhalte so aufbereiten, dass sich diese in verschiedenen Kanälen und an unterschiedlichen Touchpoints zielgruppengerecht und vor allem crossmedial ausspielen lassen. Für eine erfolgreiche integrierte Kommunikation, wie sie in Medienhäusern aber auch im Corporate Newsroom gefordert ist, ist eine Newsroom Software oft unverzichtbar.
Und für wen ist Newsroom Software?
Auch wenn der klassische Newsroom zuerst in Nachrichtenredaktionen etabliert wurde, ist Newsroom Software nicht nur für die Mitarbeiter im Newsroom gedacht, sondern auch für Redaktionen und Content Abteilungen im Allgemeinen. Denn heute ist eigentlich jedes Unternehmen ein Content-Powerhaus, das die komplexe Aufgabe hat, zwischen Content Planung, Media Assets und den vielen Kanälen zu navigieren. Daher ist Newsroom Software für alle gemacht, die Content managen müssen:
- News Desks
- Nachrichtenredaktionen
- Corporate Newsrooms
- PR Abteilungen
- Marketing Teams
- Verlage
Ob Redaktionen in Medienhäusern oder Kommunikationsplanung für die Unternehmenskommunikation: Eine Newsroom Software ist für jedes Team gemacht, das Content Workflows effizienter stemmen möchte und mehr Überblick wünscht. Trotzdem ist nicht jede Software gleich: Unterschiedliche Newsroom Tools haben sicherlich unterschiedliche Funktionen. Hier müssen Teams genau hinschauen, welche Anforderungen sie haben oder welche Aufgaben sie bewältigen müssen.
Warum ist es sinnvoll, eine Newsroom Software zu nutzen?
Nachrichtenagenturen, Recherchenetzwerke, Pressesprecher, Veranstaltungsportale, Behörden, persönliche Kontakte, die Recherchen der eigenen Redakteure, Social Media Posts – Informationsquellen gibt es viele. Und es werden immer mehr. Die Mitarbeiter im Newsroom – ganz gleich, ob in Medienkonzernen, überregionalen Tageszeitungen, lokalen Wochenblättern, Agenturen oder Unternehmen – stehen allesamt vor derselben Herausforderung: Sie müssen
- im dichten Informations-Dschungel den Überblick behalten und
- jene Themen in ihre Redaktionsplanung aufnehmen, die für ihre Zielgruppe relevant sind sowie
- die Themen effizient weiterverarbeiten und crossmedial veröffentlichen.
Aber wie genau hilft eine Newsroom Management Software dabei?
Eine moderne Newsroom Software kann in allen Planungsebenen bei der Medienproduktion unterstützen: Recherche und Planung, Produktion und Veröffentlichung. Das Ziel ist, dass aus Ideen schnell und effizient Publikationen werden – und das konsistent über alle Kanäle.
Deswegen ist eine Newsroom Software idealerweise zum Einen stark darin, unzählige Streams zu überwachen, die eingehenden Meldungen bereits vorzusortieren und sie in Themen-Clustern zusammenzufassen. Zum Anderen sollte sie auch bei der Kreation und Distribution unterstützen, indem sie digital eine übersichtliche “Single Source of Truth” für alle Mitarbeitenden bietet: Inhalte liegen zentral vor und Zusammenarbeit wird vereinfacht.
Wie vereinfacht Newsroom Software die Themenplanung?
Schauen wir uns die Unterstützung bei Recherche und Themenplanung einmal genauer an: Hier kann eine gute Newsroom Software Arbeit abnehmen, indem sie das Monitoring von Quellen automatisiert. Dabei ist es völlig unerheblich, ob es sich bei der Informationsquelle um Nachrichtenticker, die Website eines Medienhauses oder Instagram-Feeds handelt. In Echtzeit gehen News ein und wenn das Newsroom Tool KI-unterstützt arbeitet, kann es noch dazu die Nähe zwischen Themen automatisch berechnen und somit ähnliche Meldungen – übersichtlich sortiert – in einem Dashboard darstellen. Davon profitieren Mitarbeiter im Newsroom gleich mehrfach. Sie können
- sich sehr schnell einen Überblick über die aktuelle Themen- und Nachrichtenlage verschaffen und einen passgenauen Redaktionsplan erstellen
- verschiedene Themenkomplexe gezielt durchsuchen und relevante Nachrichten taggen.
- situationsabhängig entscheiden, welche Themen und Aspekte sie für einen späteren Artikel oder Video-Beitrag als relevant erachten.
- ihrer Themensammlung thematisch passende Tweets und multimediales Archivmaterial hinzufügen.
- ihre Themensammlung um Agentur- und Pressemeldungen sowie Social Media Posts erweitern.
- alle Objekte innerhalb der Themensammlung miteinander verknüpfen und so das komplexe Weltgeschehen in der redaktionellen Themenplanung adäquat abbilden.
- Beiträge für alle an das Tool angebundenen Kanäle und Plattformen crossmedial planen.
- auf Basis der Themensammlung passende Artikel erstellen und medienspezifisch umsetzen.
- Beiträge über Konnektoren zu Social-Media-Plattformen und internen Produktionssystemen weiterverarbeiten und im gewünschten Publikationsmedium veröffentlichen.
Welche Vorteile bietet eine innovative Newsroom Software?
Einfacher Themen finden, planen und ausarbeiten: Ein Newsroom Tool vereinfacht also die tägliche Arbeit von Mitarbeitenden im Newsroom und steigert die Effizienz der ganzen Redaktion vor allem in diesen drei Bereichen:
Kollaboration
Eine Newsroom Software ermöglicht effektive Zusammenarbeit. Das Newsroom Tool bündelt alle Informationen zentral, gibt einen Überblick über den Status und zeigt transparent an, welche Kolleg:innen sich auf welche Art und Weise mit einem Thema beschäftigen. Davon profitieren insbesondere große Medienhäuser und Newsrooms von Konzernen. Sie können die Ressourcen ihrer Mitarbeiter:innen besser nutzen: entweder wird gemeinsam an einem vielschichtigen Thema gearbeitet, oder verschiedene Aspekte eines Themenkomplexes werden aus verschiedenen Perspektiven beleuchtet.
Monitoring
Eine Newsroom Software ermöglicht das Beobachten von zahlreichen Quellen in Echtzeit: Egal ob dpa Meldungen, X (Twitter) Kanäle oder auch die Beiträge der Konkurrenz. Über Feeds und personalisierte Dashboards können Mitarbeitende schnell überblicken, welche Trends entstehen und welche Themen für sie relevant sind. Das erlaubt Redaktionen, ihre Beiträge als bewusste Abgrenzung zum Wettbewerb zu gestalten, darin einen anderen Blickwinkel einzunehmen oder einen Aspekt aufzugreifen und ihn weiter auszuführen. Auch für wirkungsvolle SEO-Maßnahmen ist es essenziell, die Veröffentlichungen der Konkurrenz zu kennen, um so das eigene Ranking in organischen Trefferlisten sukzessive zu verbessern.
Distribution
Newsroom Planning Software ist nicht nur zum Planen gemacht, sondern sollte heute ebenso Distribution mitdenken: entweder durch Exporte der Inhalte an bestehende Distributionssysteme, direkt über eine Integration von Social Media Plattformen oder über Schnittstellen zu Spezial-Tools. So können Teams ihren Content schnell und mit wenigen Klicks auf den passenden Kanälen veröffentlichen – ohne Tool-Chaos. Das spart viel Zeit und vermeidet Copy-Paste-Prozesse oder eine inkonsistente Kommunikation.
Welche Newsroom Software einführen?
Welche Newsroom Software die richtige ist, hängt immer individuell von der Redaktion oder einem Unternehmen ab. Es gibt Newsrooms Tools, die sich nur auf PR und Unternehmenskommunikation konzentrieren und den Schwerpunkt auf einzelne Kanäle legen. Hier kann vielleicht die Integration zum CMS, also zur Website, oder aber auch Presse-Monitoring mit der Integration von dpa Meldungen im Fokus stehen.
Medienhäuser mit vielen unterschiedlichen Formaten und vielen zu bespielbaren Kanälen brauchen jedoch Software, die ideal auf komplexere publizistische Prozesse und Multichannel Publishing abgestimmt ist – zum Beispiel Newsmind Stories. Solche Newsroom Systeme sind darauf ausgelegt, viele Quellen und Kanäle zu integrieren und Inhalte Schritt für Schritt zu entwickeln, abzustimmen und crossmedial zu veröffentlichen.
Welche Kategorie darf es also sein? Diese Fragen können zunächst bei einer Auswahl helfen, sodass ein Newsroom Software Vergleich einfacher wird:
- Bei welchen Aufgaben soll die Software unterstützen? Suche ich ein Tool, das die Arbeit mit der Website vereinfacht oder unsere Content-Prozesse crossmedial organisiert?
- Welche Kanäle möchte ich integrieren?
- Welche Quellen muss ich beobachten?
- Wie viele Redakteur:innen müssen mit der Software arbeiten?
- Kann ich meine Workflows anpassen oder sollte das Tool sich uns anpassen?
- Benötige ich für die Content Erstellung auch ein integriertes Digital Asset Management für Medien wie Bilder und Videos oder Archivmaterial?
- Soll die Newsroom Software in der Cloud liegen, damit ich ortsunabhängig arbeiten kann?
- Welche Art von Support wünsche ich vom Hersteller?
Erst wenn die grundlegenden Kategorie-Fragen geklärt sind, lassen sich die unterschiedlichen Softwareanbieter miteinander vergleichen.
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Worauf ist also bei der Auswahl einer Newsroom Software zu achten?
Wenn sich Redaktionen für ein Newsroom Tool entscheiden, ist es ratsam, auch Aspekte im Hinterkopf zu haben, die über die reine Funktionalität hinausgehen:
Integrierbar
In Zeiten von Big Data ist es entscheidend, alle verfügbaren Daten zu nutzen. Darum sollten sich beliebig viele Datenquellen an die Newsroom Software anbinden lassen.
Teamfähig
Integrierte Chat-Funktionalitäten sorgen dafür, dass sich Mitarbeiter:innen im Newsroom einfach abstimmen können.
Konfigurierbar
Workflows, die Redaktionen entsprechend ihrer spezifischen Arbeitsweise konfigurieren können, sind ebenso wichtig wie individuelle Ansichten, die Nutzer:innen nach ihren persönlichen Vorlieben erstellen. Da jede Redaktion anders arbeitet, muss sich die Newsroom Software an bestehende Prozesse anpassen – und nicht umgekehrt.
Übersichtlich
Eine zeitgemäße, intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche (User Interface, kurz: UI) stellt sicher, dass Anwender:innen in Anbetracht der Fülle an Informationen den Überblick nicht verlieren und gern mit dem Newsroom Tool arbeiten (gute User Experience, kurz: UX).
Beispiel: Newsroom Software mit KI
Welche Features machen die Arbeit im Newsroom noch einfacher und effizienter? Technologische Fortschritte sorgen immer wieder dafür, dass Redaktionen sinnvoll unterstützt werden können. Ein Beispiel: Die Newsroom Software Newsmind Stories geht einen Schritt weiter als herkömmliche Redaktionssysteme. Denn sie ist zusätzlich mit KI-Funktionen ausgestattet, die direkt in redaktionelle Workflows integriert sind. Automatisierte Prozesse und generative KI unterstützen also beim Monitoring und Recherchieren ebenso wie bei der Ausarbeitung von Artikeln, Beiträgen und Publikationen. Ein paar Beispiele, wie KI in den Medien unterstützt:
- Die KI beobachtet verknüpfte Quellen automatisch und sortiert relevante Meldungen und Themen nach Relevanz vor.
- Auch aus internen Quellen findet die KI Veröffentlichungen passend zu den Planungen der Redakteur:innen. Sie bekommen einen ganzheitlichen Überblick und doppelte Arbeit lässt sich vermeiden.
- Mit einem Klick können Nutzer:innen sich Artikel, Social-Media-Posts oder auch Moderationstexte generieren lassen und als Entwurf nutzen oder direkt veröffentlichen.
- Ein Text-to-Speech-Feature ermöglicht es, direkt aus einem Text eine menschenähnliche Audiospur für Moderationen, Planungen oder Social Media zu generieren.
Newsroom Management Software in der Praxis
Der Westdeutsche Rundfunk setzt unsere Newsroom Software bereits erfolgreich ein. Dank Plan.R, das auf Newsmind Stories basiert, profitieren die Mitarbeiter:innen im WDR redaktionsübergreifend von den Vorzügen einer crossmedialen Redaktionsplanung und der zeitlich abgestimmten Veröffentlichung von Beiträgen im jeweiligen Medium.
Success Story
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Newsroom Software – unser Fazit
Ein Newsroom, der effizient, integriert und crossmedial kommunizieren möchte, kommt an einem KI-basierten Newsroom Tool nicht vorbei. Eine derartige Newsroom Software versetzt Redaktionen in die Lage, beliebige Informationsquellen zentral zu bündeln, inhaltlich verwandte Informationen zusammenzufassen sowie Beiträge aller Art einfach und schnell zu planen und zu veröffentlichen – von Texten über Videos und Audios bis hin zu Social Media Posts. Damit wird eine Newsroom Software zu einem unverzichtbaren Hilfsmittel in einem konkurrenzfähigen Newsroom.
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