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In Redaktionen wie auch in der Unternehmenskommunikation ist ein ganzheitlicher Austausch und eine themenzentrierte Redaktionsplanung wichtig. Das Konzept des Newsrooms – ganz gleich, ob in journalistischen Redaktionen oder Unternehmen – hat sich daher etabliert. An einem zentralen Ort zusammenzukommen, um Themen zu besprechen, zu planen und umzusetzen, steigert die Effizienz von Redaktionen spürbar. Jedoch gibt es im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung immer mehr Informationsquellen, Kanäle und Touchpoints. Auch die Menge der dort veröffentlichten Inhalte vergrößert sich sukzessive. Eine Planung mit Excel hilft dann nicht mehr weiter. Stattdessen brauchen Redaktionen bei der Informationsflut eine Newsroom Software. Sie hilft Redakteur:innen, Recherche- und Monitoring-Aufgaben zu automatisieren sowie die Content-Produktion und -Distribution zu vereinfachen. Du kennst dich mit Newsroom Software noch nicht aus? Keine Sorge: Alles zum Thema Newsroom Software und Newsroom Tools findest du auf dieser Seite.

Was ist eine Newsroom Software?

Bei einer Newsroom Software handelt es sich um eine Anwendung, die Redakteure in die Lage versetzt, den kompletten Redaktionsprozess – von der Themenrecherche und der Themenplanung über die Aufbereitung und Produktion von Inhalten in Form von Texten, Video- und Audio-Dateien bis hin zu deren Veröffentlichung – effizient zu managen. Mit der richtigen Software lässt sich die Content Produktion also strategisch und operativ besser gestalten. Ein Newsroom Tool ist dabei nicht nur für die Mitarbeiter im Newsroom gedacht, sondern auch für Redaktionen und Content Abteilungen im Allgemeinen. Das Ergebnis: Inhalte so aufbereiten können, dass sich diese in verschiedenen Kanälen und an unterschiedlichen Touchpoints zielgruppengerecht und vor allem crossmedial ausspielen lassen. Das heißt: Für eine erfolgreiche integrierte Kommunikation, wie sie in Medienhäusern aber auch im Corporate Newsroom gefordert ist, ist eine Newsroom Software unverzichtbar.

Warum ist es sinnvoll, eine Newsroom Software zu nutzen?

Nachrichtenagenturen, Recherchenetzwerke, Pressesprecher, Veranstaltungsportale, Behörden, persönliche Kontakte, die Recherchen der eigenen Redakteure, Social Media Posts – Informationsquellen gibt es viele. Und es werden immer mehr. Die Mitarbeiter im Newsroom – ganz gleich, ob in Medienkonzernen, überregionalen Tageszeitungen, lokalen Wochenblättern, Agenturen oder Unternehmen – stehen allesamt vor derselben Herausforderung: Sie müssen im dichten Informations-Dschungel den Überblick behalten und jene Themen in ihre Redaktionsplanung aufnehmen, die für ihre anvisierte Zielgruppe relevant sind. Aber wie genau hilft eine Newsroom Management Software dabei?

Eine Newsroom Software überwacht idealerweise unzählige Streams, sortiert die eingehenden Meldungen vor und fasst sie in Themen-Clustern zusammen. Dabei ist es völlig unerheblich, ob es sich bei der Informationsquelle um Nachrichtenticker, die Website eines Medienhauses oder Twitter-Feeds handelt. Innerhalb weniger Millisekunden berechnet das Newsroom Tool die Nähe zwischen Themen und stellt ähnliche Meldungen – übersichtlich sortiert – in einem Dashboard dar. Davon profitieren Mitarbeiter im Newsroom gleich mehrfach. Sie können

  • sich sehr schnell einen Überblick über die aktuelle Themen- und Nachrichtenlage verschaffen und einen passgenauen Redaktionsplan erstellen
  • verschiedene Themenkomplexe gezielt durchsuchen und relevante Nachrichten taggen.
  • situationsabhängig entscheiden, welche Themen und Aspekte sie für einen späteren Artikel oder Video-Beitrag als relevant erachten.
  • ihrer Themensammlung thematisch passende Tweets und multimediales Archivmaterial hinzufügen.
  • ihre Themensammlung um Agentur- und Pressemeldungen sowie Social Media Posts erweitern.
  • alle Objekte innerhalb der Themensammlung miteinander verknüpfen und so das komplexe Weltgeschehen in der redaktionellen Themenplanung adäquat abbilden.
  • Beiträge für alle an das Tool angebundenen Kanäle und Plattformen crossmedial planen.
  • auf Basis der Themensammlung passende Artikel erstellen und medienspezifisch umsetzen.
  • Beiträge über Konnektoren zu Social-Media-Plattformen und internen Produktionssystemen weiterverarbeiten und im gewünschten Publikationsmedium veröffentlichen.

Welche Newsroom Software einführen?

Welche Newsroom Software die richtige ist, hängt immer individuell von der Redaktion oder einem Unternehmen ab. Für PR und Unternehmenskommunikation gibt es bereits einige bekannte Newsroom Tools, zum Beispiel Scompler. Medienhäuser mit vielen unterschiedlichen Formaten und vielen zu bespielbaren Kanälen brauchen jedoch Software, die ideal auf die publizistischen Prozesse und Multichannel Publishing abgestimmt ist – zum Beispiel Newsmind Stories.

Welche Kategorie darf es also sein? Diese Fragen können zunächst bei einer Auswahl helfen, sodass ein Newsroom Software Vergleich einfacher wird:

  • Suche ich ein Tool, das Unternehmenskommunikation vereinfacht oder redaktionsübergreifend ganze Medienhäuser organisiert?
  • Welche Kanäle möchte ich integrieren?
  • Wie viele Redakteur:innen müssen mit der Software arbeiten?
  • Habe ich großen Konfigurationsbedarf?
  • Kann ich meine Workflows anpassen oder sollte das Tool sich uns anpassen?
  • Benötige ich für die Content Erstellung auch ein integriertes Digital Asset Management für Medien wie Bilder und Videos oder Archivmaterial?
  • Soll die Newsroom Software in der Cloud liegen, damit ich ortsunabhängig arbeiten kann?
  • Welche Art von Support wünsche ich vom Hersteller?

Erst wenn die grundlegenden Kategorie-Fragen geklärt sind, lassen sich die unterschiedlichen Softwareanbieter miteinander vergleichen.

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Jochen Schon

Worauf ist also bei der Auswahl einer Newsroom Software zu achten?

Wenn sich Redaktionen für ein Newsroom Tool entscheiden, ist es ratsam, auch Aspekte im Hinterkopf zu haben, die über die reine Funktionalität hinausgehen:

Integrierbar

In Zeiten von Big Data ist es entscheidend, alle verfügbaren Daten zu nutzen. Darum sollten sich beliebig viele Datenquellen an die Newsroom Software anbinden lassen.

Teamfähig

Integrierte Chat-Funktionalitäten sorgen dafür, dass sich Mitarbeiter:innen im Newsroom einfach abstimmen können.

Konfigurierbar

Workflows, die Redaktionen entsprechend ihrer spezifischen Arbeitsweise konfigurieren können, sind ebenso wichtig wie individuelle Ansichten, die Nutzer:innen nach ihren persönlichen Vorlieben erstellen. Da jede Redaktion anders arbeitet, muss sich die Newsroom Software an bestehende Prozesse anpassen – und nicht umgekehrt.

Übersichtlich

Eine zeitgemäße, intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche (User Interface, kurz: UI) stellt sicher, dass Anwender:innen in Anbetracht der Fülle an Informationen den Überblick nicht verlieren und gern mit dem Newsroom Tool arbeiten (gute User Experience, kurz: UX).

Moderne Newsroom Tools mit innovativen Technologien

Welche Features machen die Arbeit im Newsroom noch einfacher und effizienter? Die Newsroom Software Newsmind Stories geht noch einen Schritt weiter als herkömmliche Redaktionssysteme. Denn sie ist zusätzlich mit einer KI-Komponente ausgestattet. Monitoring von Kanälen und Recherchieren ist dann noch einfacher. Automatisch werden passende Inhalte vorgeschlagen. Im Mittelpunkt steht dabei das sogenannte Natural Language Processing (NLP). Dabei handelt es sich um ein KI-gestütztes Verfahren, das natürliche Sprache auf Grundlage von Algorithmen automatisch verarbeitet. Aber wie funktioniert NLP im Kontext einer Newsroom Software?

  • Die KI untersucht vorhandene Texte, Meldungen und Posts im Hinblick auf Merkmale (Features) wie Personen, Orte, Institutionen und Sachverhalte.
  • Auf Basis einer Named Entity Recognition extrahiert sie dabei relevante Informationen, deckt inhaltliche Zusammenhänge auf und leitet aus den Texten weitere sinntragende Informationen über die bereits offengelegten Merkmale ab.
  • Indem sie die gefundenen Merkmale (Entitäten) dann über ein Wissensnetz begrifflich eindeutig bestimmt (Disambiguierung), kann sie eine Entität wie „Angela Merkel“ definieren und ihr eine Bedeutung zuschreiben, etwa „Bundeskanzlerin“.
  • Zugleich generiert sie mittels Disambiguierung hilfreiche Zusatzinformationen und fügt sie der Entität hinzu, zum Beispiel „Frau“, „Physikerin“, „Bundestag“, „Berlin“, „CDU“.
  • Nachdem die KI die Merkmale in Vektoren umgerechnet hat, vergleicht sie die Features verschiedener Texte aus unterschiedlichen Quellen miteinander und berechnet, wie ähnlich die inhaltlichen Ausprägungen sind (Embedding).
  • Abschließend erstellt sie eine Liste mit passenden Meldungen und Informationen.

Welche Vorteile bietet eine innovative Newsroom Software?

Ein Newsroom Tool vereinfacht nicht nur die tägliche Arbeit von Mitarbeitenden im Newsroom spürbar, es steigert auch die Effizienz der ganzen Redaktion – ebenso wie ihren Output. Daneben gibt es drei weitere wichtige Vorteile:

Kollaboration

Eine Newsroom Software ermöglicht echte Zusammenarbeit. Das Newsroom Tool zeigt nicht nur transparent an, welche Kollegen sich auf welche Art und Weise mit einem Thema beschäftigen, sondern auch, wer welches Thema in welchem Format in welchem Kanal zu veröffentlichen plant. Davon profitieren insbesondere große Medienhäuser und Newsrooms von Konzernen. Sie können die Ressourcen ihrer Mitarbeiter:innen besser nutzen: entweder wird gemeinsam an einem vielschichtigen Thema gearbeitet, oder verschiedene Aspekte eines Themenkomplexes werden aus verschiedenen Perspektiven beleuchtet.

Monitoring der Konkurrenz

Redaktionen sind gut beraten, ihre Wettbewerber jederzeit im Auge zu behalten. Dabei ist eine Newsroom Software sehr hilfreich. Das Newsroom Tool untersucht thematisch verwandte Meldungen sowie Beiträge konkurrierender Redaktionen und erstellt individuelle Echtzeit-Streams, die sich aus ausgewählten Twitter-Feeds speisen. Davon profitieren Mitarbeitende gleich mehrfach: Sie behalten relevante Veröffentlichungen in ihrer Peer Group auf dem Schirm – abhängig vom jeweiligen Medium, Thema, Kanal sowie vom regionalen beziehungsweise lokalen Umfeld. Das erlaubt Redaktionen, ihre Beiträge als bewusste Abgrenzung zum Wettbewerb zu gestalten, darin einen anderen Blickwinkel einzunehmen oder einen Aspekt aufzugreifen und ihn weiter auszuführen. Auch für wirkungsvolle SEO-Maßnahmen ist es essenziell, die Veröffentlichungen der Konkurrenz zu kennen, um so das eigene Ranking in organischen Trefferlisten sukzessive zu verbessern.

Verschlagwortung

Daneben entfaltet eine Newsroom Software ihre Vorzüge bei der Verschlagwortung. Redakteur:innen kennen es aus ihrem Alltag: Um bereits produziertes Material später wiederzufinden, muss es eindeutig verschlagwortet sein. Um festzulegen, welche Aspekte sie in einem späteren Artikel oder TV-Beitrag beleuchten möchten, wählen sie aus einer automatisch generierten Input-Liste die relevanten Inhalte aus verschiedenen Quellen sowie passende Schlagworte aus, fügen sie ihrer Themensammlung hinzu und vergeben entsprechend aussagekräftige Keywords. Eine präzise Verschlagwortung ist unabdingbar, damit Redakteur:innen auch das Archiv durchsuchen können – sowohl nach früheren eigenen Veröffentlichungen als auch nach passendem Bild-, Video- und Audio-Material. Die Newsroom Software spielt zu einem Suchbegriff passende Vorschläge in Sekundenschnelle aus, indem es die ebenfalls KI-basiert extrahierten Metadaten im Hinblick auf ihre Ähnlichkeit mit dem Suchbegriff analysiert.

Newsroom Management Software in der Praxis

Der Westdeutsche Rundfunk setzt unsere Newsroom Software bereits erfolgreich ein. Dank Plan.R, das auf Newsmind Stories basiert, profitieren die Mitarbeiter:innen im WDR redaktionsübergreifend von den Vorzügen einer crossmedialen Redaktionsplanung und der zeitlich abgestimmten Veröffentlichung von Beiträgen im jeweiligen Medium.

Success Story

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Newsroom Software – unser Fazit

Ein Newsroom, der effizient, integriert und crossmedial kommunizieren möchte, kommt an einem KI-basierten Newsroom Tool nicht vorbei. Eine derartige Newsroom Software versetzt Redaktionen in die Lage, beliebige Informationsquellen zentral zu bündeln, inhaltlich verwandte Informationen zusammenzufassen sowie Beiträge aller Art einfach und schnell zu planen und zu veröffentlichen – von Texten über Videos und Audios bis hin zu Social Media Posts. Damit wird eine Newsroom Software zu einem unverzichtbaren Hilfsmittel in einem konkurrenzfähigen Newsroom.

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