Die Redaktionsplanung zählt zum praktischen Handwerkszeug von Mitarbeitenden im Content Marketing, in Redaktionen oder im Newsroom. Denn überall dort, wo es um Inhalte geht, müssen diese sortiert und übersichtlich auf die verschiedenen Kommunikationskanäle verteilt werden. Während sich journalistische Newsrooms eher mit einem Zuviel an Themen konfrontiert sehen, kann es im Content-Marketing unter Umständen passieren, dass Themen Mangelware sind. Darum ist es unverzichtbar, einen Redaktionsplan zu erstellen, in dem Redakteur:innen ihre Planung festhalten: Welche Themen bearbeiten sie in den kommenden Tagen, Wochen und Monaten? Wann wird was veröffentlicht? Natürlich können Redaktionen dabei auf Hilfsmittel wie Excel-Listen zurückgreifen. Doch spätestens, wenn sie bei der Redaktionsplanung auch Informationen aus verschiedenen Quellen verknüpfen und ihre Prozesse automatisieren möchten, stößt ein solches Vorgehen an seine Grenzen. Wie kann ein Redaktionsplan also aussehen? Welche Methoden sind sinnvoll?
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Was ist ein Redaktionsplan?
Ein Redaktionsplan ist das zentrale Steuerungselement für Redaktionen. Er bündelt alle relevanten Informationen zur Content-Publikation und hilft dabei, Veröffentlichungen zu strukturieren und zu terminieren. Ob im Newsroom oder im Content-Marketing – ein durchdachter Redaktionsplan sorgt für Übersicht und effiziente Abläufe.
Er enthält nicht nur Themen und Veröffentlichungstermine, sondern auch Verantwortlichkeiten und wichtige Arbeitsschritte. Je nach Veröffentlichungsfrequenz – in journalistischen Redaktionen oft Dutzende oder Hunderte Beiträge pro Tag – wächst die Planung schnell an. Umso wichtiger ist es, Prozesse klar zu definieren und praktikabel zu gestalten.
Viele Redaktionen planen mehrere Monate im Voraus. Daher hat sich auch der Begriff „Redaktionskalender“ etabliert. Feste Themen und Serien bilden das Grundgerüst, während flexible Slots Platz für aktuelle Ereignisse lassen. So bleibt die Berichterstattung aktuell und reaktionsfähig.
Auch Unvorhergesehenes gehört zur Planung. Eine gute Redaktionsplanung lässt sich anpassen und integriert wiederkehrende Events wie Feiertage oder Branchenveranstaltungen. Das ermöglicht es, diese Anlässe gezielt mit passenden Inhalten zu bespielen.
Kurz gesagt: Ein Redaktionsplan ist mehr als eine Liste. Er ist das strategische Werkzeug, das Medienhäuser brauchen, um strukturiert, flexibel und zielgerichtet zu arbeiten.
Redaktionsplan erstellen – welche Ansätze gibt es?
Um einen Redaktionsplan zu erstellen, gibt es unterschiedliche Herangehensweisen, die sich im Hinblick auf ihre Komplexität unterscheiden. Und ein guter Redaktionsplan bringt zwar in jeder Form Struktur – doch ohne das richtige Tool kann die Umsetzung schnell unübersichtlich werden. Darum lohnt es sich, die verschiedenen Ansätze der Redaktionsplanung und auch die passenden Tools näher zu betrachten.
Papierbasierte Redaktionsplanung
Insbesondere dann, wenn die Mitarbeitenden im Corporate Newsroom vor der Herausforderung stehen, ihren ersten Redaktionsplan zu erstellen, kann es sinnvoll sein, sich zunächst im kleinen Kreis für ein Brainstorming zusammenzusetzen. Und ja, Papier und Stift haben hier immer noch nicht ausgedient, um im Rahmen eines Kickoffs oder Workshops erste Ideen festzuhalten. Idealerweise verwendet das interdisziplinäre Team dabei ein Flipchart, auf dem es Post-its mit Ideen anbringt und bedarfsgerecht clustert. Die Ergebnisse der analogen Themenplanung sind in der Regel recht gut, wenngleich es unweigerlich zu einem Medienbruch kommt. Schließlich sind die Ideen am Ende in einen digitalen Redaktionsplan zu überführen.
Tipp: Anstatt echte Post-its eine einfache digitale Planung mit Boards und Listen anfangen, zum Beispiel in Trello. Teams können Themen und Brainstorming auch digital organisieren.
Redaktionsplanung mit Excel & Co.
Eine einfache Lösung für Redaktionen, die keinen großen Software-Overhead wollen, bleibt der klassische Redaktionskalender mit Excel-Tabellen oder Google Sheets. Sind diese als Redaktionsplan über den Browser für alle Berechtigten zugänglich, können mehrere Mitarbeitende parallel mit dem Plan arbeiten und die Redaktionsplanung bleibt bis zu einem gewissen Grad flexibel. Excel kann eine klare Struktur bringen, wird aber unflexibel, sollte die Komplexität steigen.
Redaktionsplanung aus dem Content-Management-System heraus
Einige Content-Management-Systeme (CMS) unterstützen die Erstellung von To-do-Listen, die sich als Planung nutzen lassen. Hier werden Inhalte in kürzeren Zyklen geplant, beispielsweise wöchentlich oder zweiwöchentlich. Zugegebenermaßen ersetzt eine solche Liste nicht die professionelle Themenplanung. Dennoch kann sie sehr hilfreich sein, um einer Person zum Beispiel Arbeits- und Korrekturaufträge zuzuweisen, Termine zu organisieren oder um die Aufgaben nach Erledigung abzuhaken.
Redaktionsplanung mit einem professionellen Redaktionsplanungs-Tool
Viele Redaktionen kombinieren die genannten Methoden, wollen langfristig planen aber auch Raum für spontane Inhalte lassen. Um mit allen Ereignissen, Informationsmengen und auch der Anzahl der Informationsquellen arbeiten zu können – von etablierten Quellen wie Nachrichtenagenturen, Recherchenetzwerken, Pressesprechern, Veranstaltungsportalen und Behörden über die persönlichen Kontakte und Recherchen der eigenen Redakteur:innen bis hin zu Social Media Posts, setzen moderne Redaktionen auf Software für ihre Themen- und Redaktionsplanung. Denn die richtige Software hilft optimal dabei, Themen und Termine im Blick zu behalten, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Inhalte effizient zu verwalten. Wichtig ist, dass das Tool sich nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren lässt und Arbeit abnimmt. Besonders gut können Redaktionssysteme mit integrierter KI Arbeit abnehmen. Ein KI-basiertes Redaktionsplanungs-Tool wie Newsmind Stories zum Beispiel überwacht nicht nur unzählige digitale Quellen und Streams. Es sortiert die eingehenden Meldungen auch vor, fasst sie in Themen-Clustern zusammen und findet Themen und Trends wie nebenbei.
Ist Newsmind Stories die richtige Software für euer Team?
Unsere Checkliste hilft euch dabei, zu prüfen, was eure Anforderungen sind und ob Newsmind Stories die passende Lösung für euer Team ist.
Was ist im Vorfeld der Redaktionsplanung zu beachten?
Ein Redaktionsplan lässt sich nicht mal schnell zwischendurch aus dem Ärmel schütteln und es gibt auch nicht den einen richtigen Weg, einen Redaktionsplan zu erstellen. Jedes Medienhaus hat andere Anforderungen, abhängig von Veröffentlichungsfrequenz, Teamgröße und inhaltlicher Ausrichtung. Darum sollten Chefredaktionen gemeinsam mit ihrem Team vorab eine Reihe strategischer Fragen klären:
Zielgruppe: Wen will ich ansprechen?
Insbesondere im Corporate Newsroom, aber auch im journalistischen Umfeld sind die Mitarbeitenden gut beraten, ihre Zielgruppe genau zu kennen. Wofür interessiert sie sich? Welche Schmerzpunkte hat sie? Mit welchen Herausforderungen plagt sie sich herum? Welche Ziele verfolgt sie? Und dergleichen.
Ziel: Was möchte ich erreichen?
Daraus ergibt sich in den meisten Fällen das Ziel, welches ein Newsroom mit seinen kommunikativen Maßnahmen erreichen möchte: Während es Journalisten in erster Linie darum geht, Verbraucher zu informieren, aufzuklären und zu unterhalten, verfolgen die Mitarbeitenden im Corporate Newsroom in der Regel andere Ziele. Sie sind gefordert, nicht zuletzt mithilfe von Content Marketing die Aufmerksamkeit ihrer Zielgruppe zu wecken, neue Leads zu generieren und sie als Neukunden zu gewinnen.
Kanal: An welchem Touchpoint treffe ich meine Zielgruppe?
Um das zu bewerkstelligen, müssen Corporate Newsrooms dafür sorgen, dass die Inhalte dort bereitstehen, wo sich die Zielgruppe aufhält. Wichtig ist, den Content an die Bedürfnisse der anvisierten Adressaten und gemäß der kanalspezifischen Konventionen anzupassen. So darf ein Tweet zum Beispiel nur 280 Zeichen lang sein. Die Frage des Kanals stellt sich ebenso für Journalisten. Ihre Artikel, Video- oder Audio-Beiträge erscheinen in der Regel in der eigenen Zeitung beziehungsweise auf der entsprechenden Website. Doch in den Social Media aktiv zu sein, ist auch für Medienunternehmen längst Pflicht. Darum sind auch die Social Media bei der Redaktionsplanung zu berücksichtigen.
Format: Wie bereite ich meine Inhalte auf?
Ein Thema ist – je nach Zielgruppe und Kanal – gänzlich unterschiedlich aufzubereiten. Für ein Blog sind Texte bestens geeignet, während es bei YouTube zwingend Bewegtbild-Content braucht. Für Instagram hingegen sind hochwertige Fotos und Grafiken sowie kurze Videos im Hochformat Pflicht. Und so weiter. Sich mit den Formaten des jeweiligen Kanals zu beschäftigen, ist daher unumgänglich.
Ideen: Was will ich kommunizieren?
In der Praxis hat es sich bewährt, nicht nur einen Redaktionsplan zu erstellen, sondern parallel auch an der Themenplanung zu arbeiten. Während im Redaktionsplan festgehalten ist, wann welcher Content an welchem Touchpoint veröffentlicht werden soll, dient ein Themenplan als Ideen-Pool. Alle Ideen gleich in die Redaktionsplanung aufzunehmen, ist wenig sinnvoll. Schließlich braucht es für jeden Beitrag – ganz gleich, in welchem Format – nicht nur ein Konzept, sondern auch eine gewisse Vorlaufzeit für die Erstellung. Darum ist es ratsam, ein Thema erst dann in die Redaktionsplanung zu überführen, wenn es relevant und die Deadline zu halten ist.
Welche Informationen gehören in einen Redaktionsplan?
Bei der Redaktionsplanung ist eine Vielzahl an Aspekten zu berücksichtigen – von Ideen und Ereignissen über Aufgaben und Deadlines bis hin zu Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten. Dabei gilt: Gut geplant, ist halb gewonnen. Im Idealfall ist der Redaktionsplan so weit entwickelt, dass ein Blick darauf genügt, um zu wissen, welche Themen in drei oder fünf Monaten veröffentlicht werden sollen. Es empfiehlt sich daher, folgende Informationen zu berücksichtigen, wenn Content-Teams einen Redaktionsplan erstellen:
Wie unterstützt ein Redaktionsplanungs-Tool die Themenplanung?
Gerade für Redaktionen und Newsrooms, die ihren Input aus einer Vielzahl von Quellen – auch digitalen – beziehen, ist ein webbasiertes Tool für die Redaktionsplanung ein äußerst nützliches Werkzeug. Denn es kostet Redaktionen viel Zeit, aus der Fülle verfügbarer Informationen und Quellen die für das jeweilige Medium und seine Zielgruppe relevanten herauszufiltern und dabei den Überblick über alle Themen und Geschichten zu behalten, um nicht im Versionschaos oder in Doppelarbeit zu versinken. Dass sich diese Aufgabe nicht mehr manuell auf Post-Its oder in einfachen Listen bewältigen lässt, liegt auf der Hand. Ein Tool für die Redaktionsplanung reduziert stattdessen Last-Minute-Stress, verbessert die interne Abstimmung und stärkt die redaktionelle Linie. Wer strategisch plant, arbeitet effizienter – und schafft gleichzeitig mehr Raum für kreative Ideen.
Wer noch mehr Unterstützung sucht, setzt inzwischen auf KI-unterstützte Systeme. Denn auch gängige Tools zur Redaktionsplanung stoßen beim Umgang mit Millionen einzelner Informationen aus Dutzenden Quellen schnell an ihre Grenzen. Wie ein Redaktionsplanungs-Tool auf Basis von künstlicher Intelligenz hier für Entlastung sorgen kann? Die Software Newsmind Stories etwa automatisiert viele sonst sehr repetitive und zeitintensive Aufgaben, zum Beispiel in der Recherche und im Monitoring. Sie hilft auch dabei, Meldungen nach Relevanz vorzusortieren und ähnliche Meldungen des Wettbewerbs anzuzeigen. Außerdem unterstützt Generative KI beim Erstellen von Posts oder Artikeln.
Übrigens: In unserer Infothek findest du noch mehr zum Thema KI im Journalismus und wie Anwendnungsfälle aussehen können.
Unser Redaktionsplanungs-Tool im praktischen Einsatz
Unter dem Namen Plan.R nutzt der WDR unsere KI-basierte Software Newsmind Stories, um Themen effizient und kanalübergreifend – also für Fernsehen, Hörfunk, und die Social Media – zu planen.
Schritt für Schritt zum Redaktionsplan
Einen Redaktionsplan zu erstellen, ist ein mehrstufiger Prozess:
Redaktionsplanung – unser Fazit
Newsrooms jeglicher Größe kommen um eine professionelle Redaktionsplanung nicht herum. Je komplexer und umfangreicher die Anforderungen in Sachen Themenplanung und Redaktionsplanung sind, desto unverzichtbarer ist ein Redaktionsplan. In der Hektik des operativen Tagesgeschäfts dient er als Stütze, um den roten Faden bei der Content-Sammlung, -Strukturierung, -Terminierung, -Aufbereitung und -Distribution nicht zu verlieren. Daneben braucht es eine professionelle Redaktionsplanung, um einzelne To-dos auf die verfügbaren personellen Ressourcen optimal zu verteilen. Bei allen content-spezifischen Aufgaben entfaltet ein Tool zur Redaktionsplanung seine Stärke und erhöht die Effizienz von Newsrooms tagtäglich aufs Neue.
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