Wie andere Medienhäuser hat auch die Verlagsbranche mit Magazinen und Zeitungen damit zu kämpfen, dass sich Lesegewohnheiten und Bedürfnisse der Zielgruppen verändert haben. Medien werden anders konsumiert, als noch zuvor. Es gibt eine Vorliebe für digitale sowie kurze, prägnante Inhalte auf mobilen Geräten. Darüber hinaus konkurrieren digitale Plattformen, soziale Netzwerke und eine Vielzahl anderer Content-Anbieter um die Aufmerksamkeit der Leser. Das stellt Verlage vor die Herausforderung, ihre Inhalte nicht nur anzupassen, sondern sie auch in anderen Formaten auf verschiedensten Touchpoints anzubieten, die den neuen Präferenzen der Leserschaft gerecht werden.
Die Digitalisierung zwingt zu innovativen Strategien, Technologien und einem Wandel im Publishing: einer digitalen Transformation. Verlage stehen daher vor der Aufgabe, ihre Strategien anzupassen, aber auch Investitionen in neue Technologie zu tätigen, um den Übergang von traditionellen zu digitalen Formaten zu vollziehen. Hier kommt Digital Publishing Software ins Spiel. Was Publishing Software ist, welche Best Practices es für Verlage und Zeitungen gibt und wo sich Desktop Publishing Software von Redaktionssystemen unterscheidet, das erklären wir hier.
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Was ist Desktop Publishing Software?
Desktop Publishing Software oder abgekürzt auch DTP-Programme sind eine Software, um visuell ansprechende Publikationen zu erstellen. Dabei geht es nicht nur um Text und besonders nicht mehr nur um das gedruckte Wort für Print, sondern auch um die Kombination von Schrift, Bildern oder andere Medien wie Video Content, um professionelle digitale Dokumente von Blogs über Newsletter bis hin zu Magazinen oder Katalogen zu erstellen. Aus diesem Grund brauchen Publishing-Unternehmen heute eher speziellere Publishing Software, die Layout und Grafik kann, als nur eine Textverarbeitungssoftware.
Der Begriff Desktop Publishing Software wird dabei häufig synonym für Online Publishing Software oder Digital Publishing Software verwendet. Einer der Unterschiede ist dabei: Es gibt Programme, die sich auf den Desktop, also den Computer herunterladen lassen. Andere Programme sind webbasiert und können online flexibel aufgerufen werden. Im Kern sind sie Layout Programme, um einfach zu gestalten und ansprechend digital und meistens auch interaktiv zu veröffentlichen.
Warum Digital Publishing Software für Medienunternehmen wichtig ist
Ob Grafikdesigner:in, Verleger:in oder Redakteur:innen: Wer mit der Produktion von Druck- und Digitalmedien beschäftigt ist, braucht Publishing Software – egal ob Desktop oder Online – für die tägliche Arbeit. Die Hauptvorteile sind:
- Anpassung an den digitalen Medienkonsum mit hoher Qualität und mehr kreativen Designoptionen
- Zeitersparnis gegenüber traditionellen Methoden: Revisionen lassen sich leichter durchführen, schneller Import von Content, leichte Export-Möglichkeiten, einfachere Kollaboration
- Mehr Flexibilität bei der Erstellung und beim Anpassen von Inhalten
- Effizienter, vor allem durch die Integration mit anderen Tools wie Redaktionssystemen
- Selbstpublikation: Desktop-Publishing bietet Kreativen die Möglichkeit, ihre Werke selbst zu publizieren
Zusammengefasst: Desktop Publishing Software vereinfacht und verbessert den Gestaltungs- und Produktionsprozess von Medieninhalten. Das ist besonders relevant, da das Publikum immer mehr von digitalen Medien erwartet.
Was ist die beste Publishing Software?
Was die beste Publishing Software ist, lässt sich leider nicht so leicht sagen. Die Liste an Desktop Publishing Software ist lang – von Adobe InDesign über Microsoft Publisher bis hin zu neuen Tools wie Canva oder Substack: Alle Tools haben ihre Stärken für ganz unterschiedliche Anwendungsfälle. Die Software-Kategorie “Publishing Software” erweitert sich dabei stetig und viele Anbieter kämpfen um ihren Platz am Markt. Die Wahl der richtigen Lösung kann daher herausfordernd sein.
Und nicht nur das: Nicht jeder, der eine Publishing-Software sucht, will auch wirklich ein Layout-Programm. Da „digitales Publizieren“ generell einfach das Erstellen und Verbreiten von Inhalten über digitale Kanäle bedeutet, wäre manchmal ein Newsroom System, eine Redaktionssoftware oder ein CMS, also ein Content Management System, die passendere Lösung.
Die häufigsten Funktionen von Publisher Software
Auch wenn sich die Funktionen je nach Anbieter unterscheiden können, gibt es grundsätzliche Übereinstimmungen bei DTP-Programmen. Wer also ein gutes Publishing Programm im Sinne eines Layout Programms sucht, der kann auf dieses Set an Grundfunktionen achten:
- Layout Programm: DTP-Software basiert auf einer Layout und Design Software, um Publikationen zu kreieren, die Lesende ansprechen. Dabei können Schriftarten, Rahmen, Farben, Elemente für Text oder Bilder etc. alle frei gewählt und gesetzt werden.
- Content- und Textverarbeitung: Damit das Layout nicht leer bleibt, lassen sich in jeder Publisher Software die Rahmen mit Inhalten wie Text, Bildern oder Rich Media füllen und anpassen. Schreiben und Formatieren mithilfe von sogenanntem “Typesetting Tools” oder eben Satzwerkzeugen gehört also zu den Grundfunktionen. Fortgeschrittene Programme bieten dazu auch “Text wrapping”, damit Text ganz intuitiv um Bilder oder Videos fließt. Auch die Verknüpfung mit einem Media Asset Management ist wünschenswert, um Multimedia-Inhalten schnell zu integrieren und andersrum Dateien auch einfach zu speichern.
- Exportfunktionen: Sind die Publikationen fertig, können sie anschließend in Veröffentlichungsformate der Wahl wie EPUB, PDF oder HTML exportiert werden. Auch wenn das Erstellen einer Druckseparation für eine Druckerei heute nicht mehr der häufigste Anwendungsfall ist, sollte auch diese Funktion immer noch vorhanden sein.
- Digital veröffentlichen: Damit Redaktionen auch direkt online veröffentlichen können, sollte ein Desktop Publishing Tool direkt an das Redaktionssystem oder Content-Management-System (CMS) für Verlage angebunden werden können.
Ein typischer Prozess in einem Layout Programm sieht dann meistens so aus:
- Ein neues Layout bzw. eine neue Datei anlegen für Web, Print oder andere Medien wie Apps
- Text- und Bildplatzhalter einfügen und anordnen
- Content importieren – also Text, Bilder, Videos
- Typesetting wie Schriftarten anpassen und die Gestaltung durch Grafiken und Elemente weiter verbessern
- Speichern und Exportieren im gewünschten Format
Auswahl der richtigen Digital Publishing Software
Der Funktionsumfang ist geklärt? Es gibt eine breite Palette von Design- und Layout-Tools, die den Anforderungen des Projekts entsprechen? Neben den Funktionen können Verantwortliche aber noch auf weitere übergreifende Bewertungskriterien achten. Diese Checkliste kann bei der Entscheidungsfindung helfen:
Benutzerfreundlich
Gibt es eine intuitive Oberfläche und Support-Möglichkeiten, sodass Nutzer:innen ohne lange Einarbeitungszeit produktiv sein können?
Integrierbar
Kann das Tool mit dem Redaktionssystem oder CMS verknüpft werden, um Cross-Plattform-Publishing zu ermöglichen?
Skalierbar
Ist die DTP-Software vielseitig einsetzbar für Projekte von Blog über Magazin bis App?
Online
Gibt es auch eine Web-Variante, um ortsunabhängig zu arbeiten?
Aktualität
Die Software sollte regelmäßig aktualisiert werden, um mit den neuesten Design-Trends oder auch Sicherheitsanforderungen Schritt zu halten. Auch aus diesem Grund bietet sich SaaS-Software ideal an, die automatisch aktualisiert wird.
Preis und Leistung
Wie stehen die Kosten im Verhältnis zur Leistung und den Funktionen, die wirklich benötigt werden? Sind Lizenzen, Updates und Support inklusive?
Export
Stimmen die Exportmöglichkeiten und Veröffentlichungsformate?
Außerdem macht es immer Sinn, die Top-Anbieter zu vergleichen und sich auch öffentliches Kundenfeedbeack einzuholen. Das können Referenzen sein, aber auch Foren und Review-Plattformen. Hier kommentieren echte User, was ihnen an der Software gefällt oder was sie stört. Das kann helfen, das eigene Bild zu schärfen.
Was ist der Unterschied zwischen Publishing- und Redaktionssoftware?
Durch die Digitalisierung in der Medienbranche sind webbasierte Redaktionssysteme immer wichtiger für Medienhäuser geworden. Im Gegensatz zum DTP-Programm konzentrieren sie sich nicht nur auf ein Layout, sondern auf den gesamten Prozess rund um redaktionelle Workflows. Es erlaubt Verlagen, ihre Inhalte zu erstellen, zu verwalten und über verschiedene digitale Kanäle verbreiten zu können.
Das heißt: In einem Redaktionssystem kommt die ganze Content-Arbeit zusammen. Von der Planung über die Erstellung bis hin zur crossmedialen Distribution auf allen Kanälen. Auch Kollaboration in Teams oder über Abteilungen hinweg ist hier ein wichtiges Stichwort. Redaktionssoftware unterstützt Unternehmen also dabei, nicht nur zu kreieren, sondern effizienter zu arbeiten. Ein innovatives Redaktionssystem bietet sogar Analyse- und Reporting-Tools für Verlage, um direkt mit den Daten und Insights arbeiten zu können.
→ Best Practice für die Nutzung von Digital Publishing Software
Für die Arbeit mit einem Layout Programm oder DTP-Software ist daher wichtig, dass Redaktionen die Kompatibilität mit dem Redaktionssystem sicherstellen. Nur so können sie Cross-Plattform-Publishing angehen und Veröffentlichungsprozesse automatisieren, ohne sich Sorgen um die unterschiedlichen Kanäle und Medien zu machen.
Zukunftstrends im Digital Publishing
Was die Zukunft wohl bringt? Wie auch in anderen Bereichen wird auch im Digital Publishing die Integration von KI und maschinellem Lernen sowie das Optimieren durch Daten und Analysen zu neuen Umsatzmöglichkeiten und zu innovativeren Lösungen führen. Vor allem in Kombination mit einem KI-basierten Redaktionssystem entstehen neue Möglichkeiten für Verlage und Unternehmen rund um Monitoring und personalisierte Erfahrungen, sodass sie ihre Zielgruppen effektiver erreichen und binden können.
Vor allem wird KI auch im Publishing die Produktivität steigern: Ein zentraler Trend ist die zunehmende Automatisierung in Verlagsunternehmen. Durch KI-gesteuerte Anzeigenschaltungen, automatische erstellte Layouts und Formatieren oder durch KI-basiertes automatisiertes Aktualisieren von Inhalten erhöht sich die Effizienz der Arbeitsabläufe und die Produktivität im gesamten Sektor stark.
Was sich in Zukunft trotzdem nicht ändern wird: Für Erfolg bleibt eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Menschen und KI-Systemen entscheidend.
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