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Dass die Content-Erstellung nicht nur in großen Konzernen und Medienhäusern komplex ist, spüren Verantwortliche in kleineren Marketing- oder PR-Teams jeden Tag. Egal ob E-Commerce-Unternehmen, Software-Anbieter oder NGO: Alle wollen sie einheitlich und effizient kommunizieren – sowohl intern als auch extern. Aber auch kleine Teams kämpfen mit einer konstanten Informationsflut und immer mehr Kanälen, auf denen sie eine konsistente Story erzählen möchten.

Content für viele Touchpoints

Unser Content-Team hier bei Convit ist das beste Bespiel dafür. Neben unserer Website mit vielen Inhalten rund um unsere Arbeit sind wir auf LinkedIn und Twitter aktiv, schreiben Artikel für unseren Blog, die News und die Infothek, veröffentlichen einen internen Newsletter und brauchen Content für verschiedene externe Events und Formate.

Das macht natürlich nicht nur eine Person, sondern Marketing, UX und Grafik, Geschäftsführung, HR – wir alle arbeiten gemeinsam an den Inhalten. Best Practice für solche Kommunikations-Teams ist ein Corporate Newsroom mit passender Newsroom Software. Und genau eine solche Software entwickeln wir ja auch: Newsmind Stories.

Auch für unser Marketing-Team gemacht?

Bei Convit waren wir natürlich von Beginn an “Poweruser” unserer eigenen Software, um UX und Funktionen zu testen und zu optimieren. Aber erst, als unser Marketing-Team wuchs, haben wir das Redaktionssystem auch für unsere eigenen Content-Prozesse eingesetzt.

Denn mit Convits Wachstum wurde schnell klar: Was vorher eine Person überblicken konnte, wurde mit mehreren Mitarbeitenden, intern wie extern mit Freelancern und Agenturen, schwieriger. Mit verschiedensten Software-Lösungen von Google Docs und Adobe XD über Tabellenprogramme, E-Mails und Trello bis hin zu Slack gab es die Themenplanung an dem einen Ort, Versionen, unterschiedliche Ideen und Stichpunkte am anderen, und doppeltes Bildmaterial lag an allen Stellen.

Mit immer mehr Content verabschiedete sich auch der Überblick

  • Wer arbeitet gerade eigentlich an was?
  • Was ist wo schon veröffentlicht?
  • Wer hat hier eigentlich die Themenhoheit?
  • Gibt es nicht schon neueres Material?

So kam es unausweichlich dazu, dass wir doppelt gearbeitet oder auch nicht ganz einheitlich veröffentlicht haben. Nicht jeder war immer im Bilde darüber, was der letzte Stand war.

Themenzentriertes Arbeiten auch in kleinen Teams

Mit dem Wachstum wurde also klar: Es muss sich etwas verändern, um effizienter arbeiten und einheitlich kommunizieren zu können. Zum Glück sitzen wir an der Quelle und kennen die Konzepte wie themenzentriertes Arbeiten und Crossmedia Publishing von unseren Kund:innen gut. Der Weg zum Ziel? Ran an die Tool-Landschaft und endlich alles in einem Tool vereinen = in unserer Software.

Wie nutzen wir Newsmind Stories nun?

Wir haben uns zusammengesetzt und darüber gesprochen, welche redaktionellen Prozesse wir beibehalten und welche wir verändern wollen. Diese Bereiche standen dann ganz oben auf der Liste:

Themenplanung und Redaktion vereinheitlichen

Wichtige Themen aber auch jede Idee, zum Beispiel aus einem Meeting oder aber aus dem integrierten Topic Spotting in Newsmind Stories, sammeln wir jetzt digital in der Software. Wir haben uns dazu Kanban-Listen eingerichtet, um einfach zu visualisieren, was im sogenannten “Backlog” schlummert und was als nächstes zu priorisieren oder bereits in Bearbeitung bzw. veröffentlicht ist.

Themenplanung in einem Corporate Newsroom

Informationen bündeln

Um Informationen zu bündeln, arbeiten wir gemäß einer themenzentrierten Herangehensweise mit einem medienneutralen “Thema”. Das legen wir entweder selbst an oder schnappen uns aus dem automatischen Medien-Monitoring etwas, das uns inspiriert hat. In einem Thema sammeln wir alle Infos, die wir zu eben diesem haben: Stichpunkte, Bildmaterial, Präsentationen, andere Veröffentlichungen etc.. Der große Vorteil: Jetzt müssen wir nicht mehr an unterschiedlichen Stellen zwischen E-Mails und Slack-Channel nach vorhandenen Informationen suchen. Wir haben alles gebündelt an einem Ort und können auch in unserer Software nach Inhalten suchen und filtern.

Medienspezifische Stories ausarbeiten

Haben wir also alle Infos zu einem Thema zusammen, geht es an die Ausarbeitung für einzelne Kanäle. Hier hilft uns auch die intuitive Nutzeroberfläche: Per Drag-and-Drop oder per Klick legen wir einfach eine neue Story an, zum Beispiel für den Convit LinkedIn-Kanal oder für unsere Website. Praktisch: Wichtige Metadaten aus dem Thema werden automatisch übernommen, sodass wir nicht unnötig kopieren müssen.

Im Planungsdokument können wir dann alles nach unseren Wünschen mithilfe des Editors anpassen, Bilder hinzufügen etc. Gemeinsam erstellen wir so eine Version unserer “Geschichte”. Wie es nachher beim Veröffentlichen aussieht? Darum müssen wir uns erstmal keine Gedanken machen, denn das übernimmt die Software im Publikationsprozess für uns. Aber dazu später mehr.

Kollaboratives Planen in einem Corporate Newsroom

Generative KI wird unser Sparringspartner

Um Informationen zu bündeln, arbeiten wir gemäß einer themenzentrierten Herangehensweise mit einem medienneutralen “Thema”. Das legen wir entweder selbst an oder schnappen uns aus dem automatischen Medien-Monitoring etwas, das uns inspiriert hat. In einem Thema sammeln wir alle Infos, die wir zu eben diesem haben: Stichpunkte, Bildmaterial, Präsentationen, andere Veröffentlichungen etc.. Der große Vorteil: Jetzt müssen wir nicht mehr an unterschiedlichen Stellen zwischen E-Mails und Slack-Channel nach vorhandenen Informationen suchen. Wir haben alles gebündelt an einem Ort und können auch in unserer Software nach Inhalten suchen und filtern.

Überblick behalten

Mit einem Klick passen wir den Status an oder planen die Veröffentlichung, weisen die Story jemandem im Team zu oder bitten im Chat oder in den Notizen um weitere Informationen. Ganz automatisch aktualisieren sich dann alle Ansichten und Views: Von Dashboard, über Kanban und Kalender-Ansicht bis persönliche Benachrichtigungen. So hat jeder überall und zu jeder Zeit den Überblick über die Verantwortlichkeiten und welche Story schon raus ist oder was noch in Bearbeitung ist.

Einfach veröffentlichen

Ist die Story für einen Kanal fertig, können wir uns entscheiden: Direkt veröffentlichen, zum Beispiel auf LinkedIn, oder doch lieber exportieren für ein anderes Distributionssystem? LinkedIn-Stories veröffentlichen wir zum Beispiel direkt aus der Software heraus. Dazu legen wir aus dem Planungsdokument heraus einfach das passende Sendeelement an und Newsmind Stories zeigt uns sofort, wie unser Beitrag im späteren Medium aussehen wird. Dann müssen wir nur noch entscheiden: “Jetzt veröffentlichen” oder “planen”.

Übrigens: Jedes Unternehmen kann diese Prozesse für sich selbst definieren und passende Tools anbinden lassen.

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Jochen Schon

Gründer der Convit GmbH

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