Datenschutzhinweise und Datenschutzdokumentation

Newsmind Stories

SaaS-Lösung der Convit GmbH

1. Zweck und Geltungsbereich

Diese Datenschutzhinweise und Datenschutzdokumentation beschreiben die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der SaaS-Lösung Newsmind Stories der Convit GmbH. Das Dokument dient zugleich als spezifische Datenschutzerklärung für das Redaktionstool und als Nachweis der datenschutzbezogenen Maßnahmen im Rahmen von Angebots- und Vertragsunterlagen. Der Geltungsbereich umfasst die Bereitstellung, Nutzung, Administration, Wartung und den Support von Newsmind Stories einschließlich der hierfür erforderlichen technischen Komponenten, Schnittstellen, Protokollierungen, Backup- und Löschprozesse sowie der Authentisierungs- und Berechtigungsfunktionen. Nicht Gegenstand dieses Dokuments sind kundenseitige Systeme, Endgeräte der Nutzerinnen und Nutzer, kundenseitige Netzwerke sowie externe Systeme, die der Kunde eigenständig an Newsmind Stories anbinden lässt und die nicht im Verantwortungsbereich der Convit GmbH betrieben werden.

2. Verantwortlicher, Datenschutzbeauftragter und Rollen nach DSGVO

2.1 Verantwortlicher für diese Datenschutzhinweise

Verantwortlicher für diese Datenschutzhinweise ist:

Convit GmbH
Schanzenstraße 39 | E2, 51063 Cologne
datenschutz@convit.de
022129294899

Soweit Newsmind Stories im Auftrag eines Kunden betrieben wird und personenbezogene Daten der Nutzerinnen und Nutzer oder fachliche Inhalte des Kunden verarbeitet werden, handelt Convit grundsätzlich als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher für diese Verarbeitung ist in diesem Fall der jeweilige Auftraggeber bzw. Kunde.

2.2 Datenschutzbeauftragter

Die Convit GmbH hat eine Datenschutzbeauftragte bzw. einen Datenschutzbeauftragten benannt. Die Kontaktdaten lauten:

Stephanie Linke
datenschutz@convit.de
Schanzenstraße 39 | E2, 51063 Cologne

2.3 Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Betriebs von Newsmind Stories erfolgt, soweit Convit als Auftragsverarbeiter tätig wird, auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. In diesem Vertrag werden insbesondere Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, Kategorien personenbezogener Daten, Kategorien betroffener Personen, technische und organisatorische Maßnahmen sowie Rechte und Pflichten der Vertragsparteien geregelt.

Convit verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden ausschließlich auf dokumentierte Weisung. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten zu eigenen Zwecken von Convit erfolgt im Rahmen der Auftragsverarbeitung nicht.

3. Beschreibung der Verarbeitung in Newsmind Stories

Newsmind Stories ist eine Software-as-a-Service-Lösung zur Planung, Erstellung, Abstimmung, Verwaltung und Distribution redaktioneller Inhalte. Die Anwendung unterstützt redaktionelle Arbeitsprozesse, Themen-
Datenschutzhinweise Newsmind Stories | Convit GmbH
und Kampagnenplanung, Aufgabensteuerung, Workflows, Freigaben, Schnittstellen zu Drittsystemen sowie optional KI-gestützte Assistenzfunktionen.
Personenbezogene Daten entstehen insbesondere im Rahmen der Benutzerverwaltung, Authentisierung, Protokollierung, Rechtevergabe und Nutzung der Anwendung. Fachliche Inhalte werden durch die Nutzerinnen und Nutzer bzw. durch angebundene Systeme eingebracht und durch den Auftraggeber bestimmt.
Die Datenverarbeitung findet innerhalb einer kontrollierten Betriebsumgebung statt. Die Anwendung wird mandantenfähig betrieben, wobei die Datenbestände der Mandanten durch separate Datenbanken je Mandant getrennt werden.

4. Kategorien personenbezogener Daten und betroffener Personen

4.1 Kategorien personenbezogener Daten

Je nach konkreter Nutzung können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

  • Benutzerstammdaten, insbesondere Name, Benutzername, E-Mail-Adresse und organisatorische Zuordnung
  • Authentisierungs- und Berechtigungsdaten, insbesondere Rollen, Gruppen, Mandantenzugehörigkeit und technische Benutzerkennungen
  • Nutzungs- und Protokolldaten, insbesondere Login-Ereignisse, IP-Adresse, Zeitstempel, Aktionen innerhalb der Anwendung und sicherheitsrelevante Ereignisse
  • Kommunikations- und Supportdaten, soweit Nutzerinnen und Nutzer Supportanfragen stellen oder Vorfälle melden
  • fachliche Inhaltsdaten, soweit diese durch den Auftraggeber oder dessen Nutzerinnen und Nutzer in das Redaktionstool eingebracht werden
  • Metadaten zu redaktionellen Objekten, insbesondere Bearbeitungsstatus, Zuständigkeiten, Freigaben, Versionen und Änderungsverläufe

Nach dem vorgesehenen Nutzungskonzept werden keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO durch Convit vorgegeben oder für den Betrieb der Lösung benötigt. Ob der Auftraggeber solche Daten in fachlichen Inhalten verarbeitet, liegt in dessen Verantwortungsbereich.

4.2 Kategorien betroffener Personen • Nutzerinnen und Nutzer des Redaktionstools

  • Administratorinnen und Administratoren des jeweiligen Mandanten
  • technische Nutzer bzw. Schnittstellenkonten
  • Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner des Auftraggebers im Rahmen von Support, Betrieb oder Vertragsdurchführung
  • Personen, die in redaktionellen Inhalten genannt werden, soweit der Auftraggeber entsprechende Inhalte in Newsmind Stories verarbeitet

5. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

5.1 Zwecke der Verarbeitung

  • Bereitstellung und Betrieb der SaaS-Lösung Newsmind Stories
  • Benutzerverwaltung, Authentisierung und Autorisierung
  • Umsetzung von Rollen- und Berechtigungskonzepten
  • Planung, Erstellung, Bearbeitung, Abstimmung und Distribution redaktioneller Inhalte
  • Protokollierung sicherheitsrelevanter und betriebsrelevanter Ereignisse
  • Fehleranalyse, Support und Störungsbehebung
  • Sicherstellung von Verfügbarkeit, Integrität, Vertraulichkeit und Nachvollziehbarkeit
  • Durchführung von Backups, Wiederherstellung und Löschung nach vertraglichen Vorgaben

5.2 Rechtsgrundlagen

Soweit Convit als Auftragsverarbeiter tätig wird, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grundlage des Art. 28 DSGVO und ausschließlich auf Weisung des Auftraggebers. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung gegenüber den betroffenen Personen wird durch den jeweiligen Auftraggeber als Verantwortlichen festgelegt.

Soweit Convit eigene personenbezogene Daten im Rahmen der Vertragsdurchführung, Kommunikation oder technischen Absicherung verarbeitet, kommen je nach Verarbeitung insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Betracht

6. Hosting, Datenverarbeitung in der EU und Unterauftragnehmer

Newsmind Stories wird in einer Cloud-basierten Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union betrieben. Die Datenspeicherung und Datenverarbeitung erfolgt in Rechenzentren mit Standort innerhalb der EU. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt nicht, sofern dies nicht ausdrücklich vertraglich vereinbart ist oder durch den Auftraggeber veranlasst wird.

Der Betrieb erfolgt durch Convit bzw. durch vertraglich eingebundene Infrastruktur- und Hosting-Dienstleister auf Grundlage geeigneter datenschutzrechtlicher Vereinbarungen.

7. Datenübermittlung, Drittanbieter-Ökosystem und Schnittstellen

7.1 Datenübermittlung an Drittanbieter

Eine Datenübermittlung personenbezogener Daten der Nutzerinnen und Nutzer an Drittanbieter zu eigenen Zwecken von Convit findet nicht statt. Insbesondere erfolgt kein Verkauf und keine werbliche Nutzung personenbezogener Daten.
Datenübermittlungen können erfolgen, soweit dies für die Bereitstellung der beauftragten Leistung erforderlich ist, der Auftraggeber eine entsprechende Schnittstelle oder Integration nutzt oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. In diesen Fällen erfolgt die Verarbeitung im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen und der Weisungen des Auftraggebers.

7.2 Drittanbieter-Ökosystem

Newsmind Stories kann im vereinbarten Leistungsumfang mit externen Systemen verbunden werden, z. B. Content-Management-Systemen, Produktionssystemen, Distributionsplattformen, Identity Providern, MAM-Systemen, Datenquellen oder KI-Diensten. Art und Umfang der Datenübertragung hängen von der jeweiligen kundenspezifischen Konfiguration ab.

Schnittstellen werden authentifiziert, autorisiert und über verschlüsselte Verbindungen betrieben. Die Einrichtung kundenspezifischer Schnittstellen erfolgt nach Abstimmung mit dem Auftraggeber.

7.3 Schnittstellenübersicht

Schnittstelle / Systemtyp Zweck Datenarten Richtung Absicherung
Identity Provider / Keycloak Authentisierung und Benutzerverwaltung Benutzerkennung, Rollen, Gruppen, Tokeninformationen bidirektional bzw. Authentisierungsfluss OpenID Connect, OAuth 2.0, TLS
CMS / Publishing-Systeme Übergabe oder Veröffentlichung redaktioneller Inhalte fachliche Inhalte, Metadaten, Statusinformationen ausgehend bzw. bidirektional API-Authentisierung, TLS
MAM / Produktionssysteme Austausch von Medien und Metadaten Medienreferenzen, Metadaten, Statusinformationen kundenspezifisch API-Authentisierung, TLS
KI-Dienste, soweit vereinbart Assistenzfunktionen, Zusammenfassungen, Textunterstützung Eingabetexte und Ausgaben im jeweiligen Workflow ausgehend / Verarbeitung im beauftragten Dienst API-Authentisierung, TLS, vertragliche Regelungen
Monitoring / Logging Betrieb, Sicherheit, Fehleranalyse technische Protokoll- und Betriebsdaten intern / betrieblich Zugriffsbeschränkung, TLS soweit übertragen

8. Technische und organisatorische Maßnahmen

Convit setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten und fachliche Inhalte in Newsmind Stories zu schützen. Die Maßnahmen dienen insbesondere den Gewährleistungszielen Transparenz, Datenminimierung, Integrität, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Intervenierbarkeit.

8.1 Verschlüsselung

Datenübertragungen erfolgen über verschlüsselte Verbindungen unter Einsatz aktueller TLS-Verfahren, insbesondere TLS 1.2 bzw. TLS 1.3. Dies betrifft insbesondere den Zugriff der Nutzerinnen und Nutzer über HTTPS sowie die Kommunikation mit angebundenen Diensten und Schnittstellen.
Gespeicherte Daten werden durch geeignete Verschlüsselungsmaßnahmen auf Storage- bzw. Datenbankebene geschützt. Die Verschlüsselung gespeicherter Daten erfolgt nach dem Stand der Technik, beispielsweise mittels AES-256 bzw. vergleichbarer Verfahren der eingesetzten Betriebsumgebung.

8.2 Pseudonymisierung

Eine generelle Pseudonymisierung aller in Newsmind Stories verarbeiteten Daten ist für den fachlichen Betrieb der Anwendung nicht vorgesehen, da redaktionelle Zusammenarbeit, Zuständigkeiten, Freigaben und Nachvollziehbarkeit typischerweise eine Zuordnung zu Nutzerinnen und Nutzern erfordern.
Wo möglich und sachgerecht, werden technische Identifikatoren, interne IDs und mandantenbezogene Zuordnungen verwendet. Protokoll- und Betriebsdaten werden nur in dem Umfang erhoben, der für Sicherheit, Betrieb, Fehleranalyse und Nachvollziehbarkeit erforderlich ist.

8.3 Datenminimierung und Zugriffsbeschränkung

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies für den Betrieb, die Nutzung, die Sicherheit oder die vertraglich vereinbarten Funktionen erforderlich ist. Zugriffe auf personenbezogene Daten sind auf berechtigte Personen und definierte Zwecke beschränkt.

8.4 Sicherheitskopien

Zur Sicherstellung der Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit werden Sicherheitskopien relevanter Daten, Prozesszustände, Konfigurationen, Datenstrukturen und, soweit erforderlich, Transaktionshistorien erstellt. Backups dienen ausschließlich der Wiederherstellung im Störungs- oder Notfall und werden nicht für operative Zwecke genutzt.

9. Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen

9.1 Privacy by Design

Newsmind Stories berücksichtigt Datenschutzanforderungen bereits bei Konzeption, Architektur und Weiterentwicklung der Anwendung. Dazu gehören insbesondere mandantenbezogene Datenhaltung, rollenbasierte Zugriffskontrolle, verschlüsselte Kommunikation, Protokollierung relevanter Ereignisse, kontrollierte Schnittstellen und definierte Lösch- bzw. Aufbewahrungsprozesse.

9.2 Privacy by Default

Die Anwendung unterstützt datenschutzfreundliche Voreinstellungen. Nutzerinnen und Nutzer erhalten nur die Rechte, die ihnen durch Rollen, Gruppen oder explizite Berechtigungen zugewiesen werden. Ein Zugriff auf Daten anderer Mandanten ist ausgeschlossen. Tracking zu Werbe- oder Profilingzwecken ist nicht Bestandteil der Anwendung.
Optionale Funktionen, Integrationen oder KI-Funktionen werden nur im vereinbarten Umfang bereitgestellt und können kundenspezifisch konfiguriert werden.

10. Authentisierung, Rollen- und Rechtemanagement

10.1 Authentisierung

Die Authentisierung der Nutzerinnen und Nutzer erfolgt über eine dediziert bereitgestellte Identity-Management-Komponente, beispielsweise auf Basis von Keycloak, oder über einen externen Identity Provider des Kunden, sofern dieser angebunden wird.
Sofern kein externer Identity Provider eingesetzt wird, kann Convit eine kundenspezifische Keycloak-Instanz bereitstellen. Über diese können Benutzer, Gruppen, Rollen und Authentisierungsrichtlinien verwaltet werden.

  • Authentisierung über etablierte Standardprotokolle wie OpenID Connect bzw. OAuth 2.0
  • Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern sicher gehasht verarbeitet
  • Unterstützung von Passwortregeln und Sitzungsrichtlinien
  • Sperrmechanismen nach fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen
  • optionale Mehr-Faktor-Authentisierung bzw. 2-Faktor-Authentisierung, soweit aktiviert oder über den Identity Provider bereitgestellt

10.2 Rollen- und Rechtemanagement

Newsmind Stories verfügt über ein differenziertes Rollen- und Rechtemanagement. Berechtigungen werden rollenbasiert vergeben und können innerhalb eines Mandanten bedarfsgerecht definiert, zugewiesen, geändert und entzogen werden.
Das Berechtigungskonzept unterstützt das Prinzip der minimalen Berechtigung. Nutzerinnen und Nutzer erhalten nur Zugriff auf Funktionen und Inhalte, die für ihre jeweilige Aufgabe erforderlich sind.

  • administrative Rollen zur Benutzer-, Rollen- und Konfigurationsverwaltung
  • redaktionelle Rollen zur Erstellung und Bearbeitung von Inhalten
  • Freigaberollen für Prüf- und Veröffentlichungsprozesse
  • lesende Rollen für Beobachtung, Abstimmung oder Einsichtnahme
  • technische Rollen bzw. Schnittstellenkonten für automatisierte Integrationen

11. Protokollierung und Monitoring

Newsmind Stories unterstützt die strukturierte Protokollierung datenschutzrelevanter und sicherheitsrelevanter Vorgänge. Die Protokollierung dient der Nachvollziehbarkeit, Fehleranalyse, Sicherheitsüberwachung und Erfüllung regulatorischer Anforderungen.

11.1 Protokollierte Ereignisse

  • Erhebung, Eingabe und Speicherung von Daten, soweit relevant und protokollierbar
  • Änderung von Daten und redaktionellen Objekten
  • lesende Zugriffe, Abrufe, Auswertungen oder automatisierte Datenabrufe, soweit entsprechend protokolliert
  • Offenlegung und Übermittlung über technische Schnittstellen, soweit technisch vorgesehen
  • Kombination, Verknüpfung oder Verkettung von Daten im Rahmen der Anwendung
  • Löschung von Daten und Objekten
  • administrative Zugriffe
  • Benutzer- und Rechtemanagement
  • fehlgeschlagene Login-Versuche und versuchte unberechtigte Zugriffe
  • System-, Fehler- und Sicherheitsereignisse

11.2 Inhalte der Protokolle

  • Art und Inhalt des protokollierten Ereignisses
  • Benutzerkennung bzw. technische Kennung
  • IP-Adresse, soweit zur Sicherheits- und Fehleranalyse erforderlich
  • verlässlicher Zeitstempel
  • betroffenes Objekt, System oder Schnittstelle
  • Ergebnis der Aktion, z. B. erfolgreich oder fehlgeschlagen

11.3 Aufbewahrung und Löschung der Protokolle

Protokolle werden für einen definierten Zeitraum aufbewahrt. Die Aufbewahrungsdauer überschreitet die Höchstdauer von sechs Monaten nicht, sofern keine gesetzliche Pflicht, kein Sicherheitsvorfall oder keine gesonderte vertragliche Vereinbarung eine abweichende Behandlung erforderlich macht.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Protokolle automatisiert gelöscht. Freigaben, Bearbeitungshistorien oder fachlich erforderliche Nachweise innerhalb redaktioneller Objekte können unabhängig von technischen Protokollen dauerhaft im System vorgehalten werden, soweit dies für Nachvollziehbarkeit, Revision oder redaktionelle Dokumentation erforderlich ist.

11.4 Quick Freeze bei Sicherheitsvorfällen

Bei sicherheitsrelevanten Ereignissen können zum Zeitpunkt noch vorhandene relevante Protokolldaten gesichert und dem Auftraggeber im erforderlichen Umfang bereitgestellt werden. Die Bereitstellung erfolgt unter Beachtung rechtlicher, vertraglicher und sicherheitsbezogener Anforderungen.

12. Löschung, Löscheinrichtungen und Wiederherstellung

12.1 Löschung durch Convit

Personenbezogene Daten und fachliche Inhalte werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bereitstellung der Anwendung, die Erfüllung vertraglicher Zwecke oder gesetzliche Anforderungen erforderlich ist. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden Daten entsprechend den vertraglichen Regelungen gelöscht oder an den Auftraggeber zurückgegeben, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Löschprozesse berücksichtigen insbesondere die Klassifizierung der Daten, Vorhaltefristen, Löschfristen und, soweit relevant, die Protokollierung von Löschvorgängen.

12.2 Löscheinrichtungen im Redaktionstool

Newsmind Stories stellt, abhängig von Konfiguration und fachlichem Objektmodell, Funktionen zur Löschung und Wiederherstellung von Daten bereit. Diese können insbesondere umfassen:

  • manuelle Löschung einzelner Objekte oder mehrerer Objekte in Bulk-Verarbeitungen
  • Papierkorbfunktion für gelöschte Objekte, soweit für den jeweiligen Objekttyp vorgesehen
  • automatisierte Löschprozesse nach konfigurierten Fristen oder Ereignissen, soweit im jeweiligen Leistungsumfang umgesetzt
  • physische Löschung durch endgültige Entfernung aus dem Papierkorb bzw. durch definierte Löschprozesse
  • Wiederherstellung von Objekten aus dem Papierkorb, soweit fachlich und technisch vorgesehen

12.3 Backup-Retention und Umgang mit gelöschten Daten

Backups unterliegen definierten Aufbewahrungsfristen und werden nach Ablauf der jeweiligen Retention-Frist automatisiert gelöscht. Daten aus Sicherungen, die im produktiven System gelöscht wurden, werden nicht weiter operativ genutzt oder verarbeitet.
Sollte ein Restore aus einem Backup erforderlich sein, wird geprüft, ob zwischenzeitlich gelöschte personenbezogene Daten erneut in den produktiven Datenbestand gelangen könnten. In diesem Fall erfolgt nach dem Restore eine nachgelagerte Bereinigung, um bereits gelöschte Daten erneut zu entfernen.

13. Mandantentrennung

Newsmind Stories wird im Standard als Multi-Mandanten-System betrieben. Mehrere Kunden nutzen eine gemeinsame Anwendungsplattform, wobei die Datenbestände der Mandanten voneinander getrennt sind.
Die Mandantentrennung erfolgt auf Datenbankebene. Jeder Mandant verfügt über eine eigene, separate Datenbank innerhalb des Datenbankmanagementsystems. Dadurch wird sichergestellt, dass Daten unterschiedlicher Mandanten nicht vermischt werden.

Zusätzlich wird der Mandantenkontext in der Anwendung bei jedem Zugriff geprüft und durchgesetzt. Zugriffe auf Daten erfolgen ausschließlich innerhalb des jeweils zugeordneten Mandanten. Rollenbasierte Berechtigungen wirken ergänzend innerhalb eines Mandanten und dienen der Steuerung von Funktionen und Zugriffen innerhalb dieses Mandanten.

Eine dedizierte Single-Tenant-Bereitstellung kann gesondert vereinbart werden, sofern dies vertraglich vorgesehen ist.

14. Unterstützung bei Betroffenenrechten und Informationspflichten

Convit unterstützt den Auftraggeber im Rahmen der Auftragsverarbeitung bei der Erfüllung seiner Pflichten nach Kapitel III DSGVO, soweit dies die von Convit im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten betrifft.
Dies umfasst insbesondere die Bereitstellung von Informationen zu Art, Zweck und Umfang der durch Convit vorgenommenen Verarbeitungen, soweit diese für die Erfüllung der Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO oder zur Bearbeitung von Betroffenenrechten erforderlich sind.

  • Unterstützung bei Auskunftsersuchen, soweit Daten im System verarbeitet werden
  • Unterstützung bei Berichtigung oder Löschung, soweit dies technisch und vertraglich möglich ist
  • Unterstützung bei Einschränkung der Verarbeitung, soweit dies für betroffene Daten umsetzbar ist
  • Bereitstellung von Informationen zu Verarbeitungszwecken, Datenkategorien, Speicherdauer und Empfängern
  • Unterstützung bei technischen Exporten oder Datenbereitstellung, soweit im Leistungsumfang vorgesehen

Anfragen betroffener Personen sind grundsätzlich an den jeweiligen Verantwortlichen, also den Auftraggeber, zu richten, soweit Convit als Auftragsverarbeiter tätig wird.

15. Cookies, lokale Speicherung und Nutzertracking

Newsmind Stories verwendet im Standardbetrieb keine Cookies.
Für Anmeldung, Sitzungsverwaltung und Authentisierung werden die hierfür erforderlichen Informationen serverseitig bzw. über die eingesetzte Authentisierungskomponente verarbeitet. Soweit technisch erforderlich, können sicherheits- oder sitzungsbezogene Informationen im Rahmen der Authentisierung verarbeitet werden, ohne dass hierfür Cookies durch Newsmind Stories im Standardbetrieb eingesetzt werden.

Ein Nutzertracking zu Werbe-, Profiling- oder Marketingzwecken findet innerhalb des Redaktionstools nicht statt. Es werden keine Analyse- oder Marketing-Cookies gesetzt und keine Tracking-Technologien zur Erstellung von Nutzerprofilen eingesetzt.

Lokale Speichermechanismen im Browser werden durch Newsmind Stories im Standardbetrieb nicht für Trackingzwecke verwendet. Soweit im Einzelfall funktionale lokale Einstellungen genutzt werden, dienen diese ausschließlich der Bereitstellung oder Verbesserung der Bedienbarkeit der Anwendung und nicht der Analyse des Nutzerverhaltens.

Technologie Zweck Erforderlichkeit Speicherdauer
Cookies durch Newsmind Stories Nicht Bestandteil des Standardbetriebs nicht vorgesehen nicht anwendbar
Sitzungs- und Authentisierungsinformationen Anmeldung, Sitzungsverwaltung und Sicherheit technisch erforderlich gemäß Authentisierungskonfiguration
Lokale Einstellungen, soweit genutzt Speicherung funktionaler Einstellungen innerhalb der Anwendung funktional erforderlich bzw. konfigurationsabhängig abhängig von Einstellung und Browserkonfiguration
Analyse- oder Marketingtracking Nicht Bestandteil des Standardbetriebs des Redaktionstools nicht vorgesehen nicht anwendbar

16. Speicherdauer

Die Speicherdauer personenbezogener Daten richtet sich nach dem Zweck der Verarbeitung, den vertraglichen Vereinbarungen, gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und den Weisungen des Auftraggebers

Datenkategorie Speicherdauer / Löschung
Benutzerstammdaten Für die Dauer der Nutzerberechtigung bzw. bis zur Löschung durch den Auftraggeber oder gemäß vertraglicher Vorgaben
Rollen- und Berechtigungsdaten Für die Dauer der jeweiligen Berechtigung bzw. bis zur Änderung oder Löschung
Protokolldaten Definierter Zeitraum, maximal sechs Monate, anschließend automatisierte Löschung, sofern keine Ausnahme erforderlich ist
Fachliche Inhalte Gemäß Nutzung, Konfiguration, vertraglicher Vereinbarung und Weisung des Auftraggebers
Backups Gemäß definierter Backup-Retention, anschließend automatisierte Löschung
Supportdaten Für die Dauer der Bearbeitung und gemäß vertraglicher bzw. gesetzlicher Aufbewahrungserfordernisse

17. Sicherheit der Verarbeitung und Gewährleistungsziele

Die in Newsmind Stories umgesetzten Maßnahmen dienen den datenschutzrechtlichen Gewährleistungszielen. Die nachfolgende Übersicht ordnet zentrale Maßnahmen diesen Zielen zu.

Gewährleistungsziel Umgesetzte Maßnahmen
Transparenz Dokumentation von Verarbeitung, Schnittstellen, Protokollierung, Unterauftragnehmern und Löschprozessen
Datenminimierung Beschränkung auf erforderliche Benutzer-, Rollen-, Nutzungs- und Betriebsdaten
Integrität Validierung, Versionierung, Protokollierung von Änderungen, kontrollierte Deployments
Verfügbarkeit Monitoring, Backups, Wiederherstellungsprozesse, skalierbare Betriebsumgebung
Vertraulichkeit TLS, Verschlüsselung gespeicherter Daten, Zugriffskontrolle, Mandantentrennung
Intervenierbarkeit Löschfunktionen, Rollenverwaltung, Unterstützung bei Betroffenenrechten, Wiederherstellungsmöglichkeiten

18. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise können angepasst werden, wenn sich rechtliche, technische oder organisatorische Rahmenbedingungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung kann dem Auftraggeber bereitgestellt bzw. auf der Webseite der Convit GmbH veröffentlicht werden.

19. Anlagen

19.1 Kurzmatrix Datenschutzanforderungen

Anforderung Umsetzung in Newsmind Stories
DSGVO-Grundanforderungen Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Verarbeitung auf Weisung, TOMs, EU-Hosting
Unterauftragnehmer Dokumentation in Unterauftragnehmerliste und vertragliche Einbindung
Verschlüsselung TLS 1.2 / 1.3 für Transport, Verschlüsselung at rest auf Storage- bzw. Datenbankebene
Pseudonymisierung Keine generelle Pseudonymisierung, Nutzung technischer IDs und Datenminimierung soweit sachgerecht
Rollen- und Rechte RBAC, Need-to-know-Prinzip, flexible Vergabe und Entzug von Rechten
Privacy by Design / Default Mandantentrennung, Zugriffsbeschränkung, keine werbliche Trackingfunktion, konfigurierbare Funktionen
Authentisierung Keycloak oder externer Identity Provider, OIDC / OAuth 2.0, optional MFA
Protokollierung Strukturierte Logs mit Zeitstempel, maximale Aufbewahrung sechs Monate
Schnittstellen Authentifizierte und verschlüsselte APIs, kundenspezifische Integrationen
Löschung Löschfunktionen, Backup-Retention, Post-Restore-Bereinigung
Mandantentrennung Separate Datenbank je Mandant und Durchsetzung des Mandantenkontexts
Drittanbieter-Ökosystem Nutzung nur im vereinbarten Umfang und auf geeigneter Vertragsgrundlage